Воплощение ваших идей
через управление проектами

Вверх

Всемирный потоМ или Как оседлать волну задач и не упустить самое важное

Всемирный потоМ или Как оседлать волну задач и не упустить самое важное

20 января 2021

В конце прошлого года я решила навести порядок в документах на работе и дома. Перед новым годом многие это делают, чтобы разгрести завалы и выбросить лишнее. Это помогает организовать мысли, получить психологический комфорт и создать ощущение пространства, свободного для новых проектов, идей и возможностей.

Разгребая старые завалы, мы часто находим идеи, статьи, ссылки и книги, которые когда-то обязательно нужно было реализовать, прочитать, попробовать… Становится обидно, когда обнаруживается настоящее сокровище, о котором мы забыли, потому что отвлеклись на что-то новое. Так ли уж ценно было то новое по сравнению тем, что мы откапываем в своих информационных свалках?

Сколько же в наших рабочих и личных беклогах идей и проектов, которые заждались своего звездного часа!

Я смахнула пыль с самых ярких идей и задач, включила их в планы на 2021 год. И столкнулась с новой проблемой: планов было так много, а времени в сутках так мало… Я была в ступоре и первую неделю января практически ничего не могла делать. С чего начать? Чему именно уделять время, когда на тебя снизу под предводительством чувства вины давит очередь интереснейших, но отложенных проектов, а сверху льется поток новых задач, информации и дел, которые почему-то часто кажутся более важными, чем старые проекты.

Мне в голову пришла метафора про всемирный потоп из информации и идей, которые атакуют человека со всех сторон. Я думаю, что это сейчас касается практически каждого.

Что же делать, чтобы не создать себе всемирный потоМ в виде хронической прокрастинации, сопровождаемый коктейлем из чувств вины и жадности?

Мой ответ: с благодарностью пользоваться способностью мозга к забыванию и избирательности информации. Но осознанно управлять этой способностью. С помощью следующих правил мне удалось создать систему планирования недели и дня так, чтобы выйти из ступора и начать двигать свои проекты вперед. Насколько эффективна эта система в долгосрочной перспективе – покажет время и результаты проектов. Но я думаю, что ключевую роль в этом сыграют самодисциплина и адаптивность.

Собственно, сами правила:

  1. Объединить потоки: признать, что в любом случае, поток из поступающей информации и задач придется выстроить в очередь. Невозможно всем заниматься одновременно. Но этот поток важно объединить с более старыми накопившимися делами, т.е. создать одну очередь.
  2. Категоризировать дела: на проекты. Не на темы, а именно на проекты: с описанием причины (ЗАЧЕМ), цели и ожидаемых результатов (ЧТО). Если вы уже знаете свои проекты, то легко сможете провести сортировку. Если же проекты пока непонятны, и вы раньше об этом не задумывались, проанализируйте темы, по которым столько лет или месяцев собирали идеи и ссылки, и найдите ответ на вопрос: какие проекты в моей жизни ждут, когда я наконец-то обращу на них свое внимание и начну уделять время? Определившись, проведите категоризацию. Все, что не связано с проектами, - в топку.

Избавьтесь от привычки сохранять ссылки в покет или в браузер без категоризации, создавая или наращивая очередную информационную свалку. Если вы думаете, что завтра, ну или максимум послезавтра, у вас найдется время прочитать это, но этот момент так и не наступает, добро пожаловать в клуб «всемирный потом». Если под эти информационные ресурсы у вас нет личного или рабочего проекта, эти статьи вряд ли будут прочитаны. Смиритесь.

  1. Расставить приоритеты: откажитесь от методов LIFO (last-in-first-out) или FIFO (first-in-first-out) в распределении своего рабочего времени и внимания на проекты. Все новое – не обязательно самое важное. Все старое - тоже. Здесь самодисциплина особенно важна. С данным методом долгожданные проекты никогда не получат жизнь. Используйте комбинацию MoSCOW метода и относительных приоритетов (насколько этот проект важнее, чем другой). Есть и другие методы, их много разных. Найдите свои, для личных и рабочих проектов.
  2. Запланировать проекты, которыми будете заниматься в ближайший квартал. Отлично работает декомпозиция в форме беклога задач разного размера, с приоритетами между ними. Изучение информационных ресурсов подвязывайте под темы проектов и соответствующих задач. Вряд ли у вас получится запланировать выполнение своих проектов строго последовательно. Конечно же, все зависит от размера каждого проекта. Если у вас один рабочий проект – ок. Но я не верю, что у вас нет личных проектов. Постарайтесь балансировать так, чтобы в вашей неделе, а лучше – в каждом дне, было место и время не только на рабочие проекты, но и на творчество, обучение, поддержание здоровья и отношений.
  3. Занести в личный календарь выполнение конкретных задач по своим приоритетным проектам на ближайшую неделю-две. Это хорошо работает для любых проектов, в т.ч. и для тех, где вы – и царь, и слуга, т.е. один. Так вы поймете, сколько реально сделать за неделю/месяц, и не будете рисковать попасть в ступор из-за избытка задач. А там, где особенно важно выдержать дедлайн, сможете подкорректировать приоритеты.
  4. Адаптировать: регулярно (раз в 2-4 недели) пересматривать свой список проектов, оценивать прогресс, корректировать приоритеты и планировать последующие недели и месяцы.

Я никогда не смогу полностью избавиться от мультизадачности, ввиду широкого спектра интересов и стремления много успеть за свою жизнь. Поэтому мой личный и рабочий календарь всегда наполнены очень разными задачами. Но эта простая система дает мне надежду не захлебнуться в потоке и не жалеть о прошедшем времени. Я больше не чувствую, что меня сжимает с двух сторон потоками старых и новых дел – стоит немного подняться над волнами и проанализировать, чего ты на самом деле хочешь, и появляется видение, а за ним – энергия продвигать свои проекты вперед.

Попробуйте и вы! Буду рада отзывам, которые можно разместить на нашей Facebook-странице под постом с данной статьей.

А если вас заинтересовала тема планирования проектов для работы и личных вопросов, рекомендую изучить программы наших ближайших курсов по управлению проектами.

Автор: Алина Поддубная

Теги: comic, efficiency, wellbeing

Все посты