Втілення ваших ідей у життя
через управління проєктами

Угору

Гнучкість мислення: і лижі, і сноуборд

Гнучкість мислення: і лижі, і сноуборд

28 грудня 2021

Не є сюрпризом, що за останні роки все більше і більше компаній по всьому світу прагнуть не лише «робити» agile у окремих проєктах, а й «бути agile» на рівні організації в цілому. За результатами нещодавніх досліджень виявилося, що у непрості часи пандемії COVID-19 компанії з гнучким мисленням швидше пристосовувалися до нових умов ведення бізнесу, а також мали значні переваги у швидкості та стійкості, порівняно з компаніями, що використовують традиційний спосіб організації роботи.

Що ж таке гнучке мислення та як воно може допомогти менеджерам проєктів?

Agile Mindset («гнучке або пластичне мислення») полягає у тому, щоб вміти пристосовуватися до незапланованих змін поточної ситуації, адаптуючи принципи роботи команди та надаючи гнучкість співробітникам, мотивуючи їх до саморозвитку та вміння задовольняти вимоги замовника, які часто змінюються. Гнучкість мислення можна розвинути завдяки неперервному навчанню на практиці та обміну досвідом.

За допомогою гнучкого мислення керівник проєкту може передбачити та запобігти багатьом проблемам у проєкті (запізніла інформація, марно витрачений час чи ресурс, нереалізовані очікування, демотивація членів команди і т.д.), підвищити продуктивність команди та пришвидшити її роботу (наприклад, метод послідовного уточнення деталей (progressive elaboration) і фокус на найближчому проміжку часу замість спроб детально та реалістично запланувати увесь проєкт в цілому). У цьому і полягає перевага роботи з використанням гнучкості на відміну від традиційного підходу.

Для впровадження у компанії гнучкого способу мислення у свідомості людей та культурі організації, необхідно розпочати з:

  • прояву поваги та прийняття думок усіх членів команди,
  • стимулювати співпрацю між ними та іншими підрозділами,
  • розвивати готовність до адаптації та змін,
  • впроваджувати практики безперервного навчання,
  • забезпечити безпечне середовище для навчання на помилках
  • розширювати повноваження команди на покращення своїх процесів,

тобто розвивати можливості самоорганізації для проєктних команд, з фокусом на якість та задоволення вимог стейкхолдерів.

Надзвичайно важливо приділити увагу політиці та структурі влади, визначити місця – процеси і політики, – які чинять перешкоди гнучкому мисленню, забезпечити підтримку та готовність вислухати думку людей, що відповідають за реалізацію проєктів (у них повинна бути можливість поділитися своїм баченням вирішення проблеми та власним досвідом), а також створити необхідні робочі умови для безпечного експериментування, отримання зворотного зв’язку та поетапної адаптації таких складних процесів як бюджетування, робота з персоналом, прийняття рішень, постановка задач та контроль. Інколи не буде зайвим оновити і офіс. Наприклад, угорська компанія Magyar Telekom з метою стимулювання спілкування між членами команд змінила планування поверхів у будівлі, щоб співробітники з різних відділів мали змогу більше спілкуватися та працювати разом.

Компанія розуміє, що її співробітники мають розвинене гнучке мислення, коли вони захоплені інноваціями та створенням цінності для клієнтів, виконанням роботи невеликими самоорганізованими групами та співпрацею.

Робота над проєктом, що організована відповідно до традиційних правил, є «низхідним потоком водоспаду» (waterfall) з великою кількістю рівнів та підрозділів. Стратегію встановлюють зверху, влада «стікає донизу», великі лідери призначають регіональних лідерів, люди конкурують за те, щоб досягти більш високих посад у компанії, винагорода корелює з рангом. Менеджери оцінюють ефективність, а правила суворо обмежують свободу дій виконавців. У деяких сучасних менеджерів, відданих прихильників гнучких фреймворків, від самого опису цієї моделі «мурахи повзуть по шкірі». Адже при такій моделі управління часто досить важко адаптуватися до швидкоплинного світу та задоволення всіх примх замовника проєкту.

Однак, на шляху переходу на гнучку модель управління та відмови від традиційних практик планування, моніторингу та контролю проектів, важливо «не вихлюпнути з ванни дитину разом з водою». Так у дописі «Agility Hacks» експерти у галузі менеджменту Емі С. Едмондсон та Раджая Гулаті вказують на те, що бюрократія, незважаючи на свою погану репутацію, може допомогти при виконанні задач з великим обсягом, які потрібно ефективно виконувати протягом тривалого проміжку часу без змін та коригувань. За словами авторів: «коли бюрократія добре спроектована, вона забезпечує ефективність, надійність та справедливість».

Для команди управління проєктом, на етапі організації проєкту надзвичайно важливо знайти відповідь на питання «яка система управління краще допоможе досягти мети проєкту». Помилку зробить той, хто скаже, що необхідно обирати між Waterfall чи Agile. Такий спосіб мислення, що був актуальним ще п’ять років тому, зараз вважається застарілим.

Тож спробу визначити, яка саме модель управління краще та є більш ефективною, Waterfall чи Agile, можна порівняти з пошуком відповіді на запитання: «Що краще – лижі чи сноуборд?»

Безумовно і лижі, і сноуборд мають власні переваги та недоліки.

Якщо ми намагаємося чітко та правильно виконувати свої обов’язки, йти по второваній стежці – для нас кращим вибором будуть лижі (Waterfall), які будуть прямо їхати по добре знайомій та второваній стежці (бюрократичні сходи та ієрархія у компанії). Якщо ж ми хочемо дещо урізноманітнити наш спуск, ввести нові та досі невідомі повороти в нашому проєкті – варто обрати сноуборд (Agile), який допоможе знайти нові спуски та траси для досягнення цілей проєкту та задоволення наших замовників. Але життя не терпить розділення на чорне та біле, і насправді у будь-якого проєкту дорога буде різною – спершу рівною та знайомою, а потім незрозумілою та закрученою, чи навпаки. Що ж робити? Друзі, обирайте не окремий фреймворк, а інструменти та практики з різних фреймворків, які підходять саме вашому проєкту. Однак для цього варто знати увесь арсенал!

Для менеджера проєкту дуже важливо і самому бути гнучким, бо навіть з використанням гнучкого підходу Agile тепер можна здаватись «олдскульним», якщо вперто наполягати на використання якогось одного цільного гнучкого фреймворку та відкидати усе інше. Адже все ж таки мета проєкту – надавати результати, які потрібні кінцевому споживачу та замовнику, тому підхід у проєкті – то вторинно, а цінність, яку ви створюєте для своїх стейкхолдерів, завжди буде на першому місці.

На курсі РМ 3.0 / САРМ ми навчаємо сучасній концепції управління проєктами, при якій у центрі знаходиться цінність, яку створює проєкт, оцінка середовища та контексту проєкту, і вже під них студент вчиться підбирати найбільш доцільні практики. До 10 січня 2022 р. курс або подарунковий сертифікат на нього можна придбати зі знижкою 20%.

Враховуючи змінність середовища проєкту, вимог до продукту та проєкту, а також усі нові ризики, дуже важливо відслідковувати зміни та бути готовим до того, щоб протягом проєкту змінювати тактику та практики управління, а можливо й усю стратегію. Саме у цьому і полягає істинний прояв гнучкості мислення.

 

ДЖЕРЕЛА:

Усі дописи