Втілення ваших ідей у життя
через управління проєктами

Угору

Старший Бро проєктного менеджера

Старший Бро проєктного менеджера

13 грудня 2021

Керівник проєкту не завжди здатен безпосередньо впливати на усі зацікавлені сторони проєкту, через те, що це може виходити за межі його повноважень. Або ж через те, що якийсь стейкхолдер просто не бажає (або не вважає за потрібне) обговорювати та вирішувати питання щодо проєкту з людиною, яка обіймає нижчу посаду. Досить важко керувати проєктом, коли тобі не вистачає повноважень для вирішення ключових питань. У таких ситуаціях спонсор проєкту надає неоціненну допомогу.

Спонсор – людина або група людей, які надають необхідні ресурси та сприяють проєкту, програмі або творчій ідеї і несуть відповідальність за досягнення їх успіху. Кожному проєкту потрібен спонсор, щоб допомагати менеджеру проєктів усувати перешкоди, які потенційно або фактично можуть заважати успішному завершенню проєкта. Роль спонсора проєкту надзвичайно важлива там, де закінчуються повноваження та влада менеджера проєктів, однак залишаються стейкхолдери та проблеми, які необхідно вирішувати.

Спонсори проєктів зазвичай - це члени вищої ланки керівництва, які мають значний авторитет та вплив. Незважаючи на те, що ці особи не контролюють процес виконання проєкту кожного дня, вони приймають участь у проєкті з самого початку.

Позиція спонсора проєкта має надзвичайно важливе значення, бо схвалення ним проєкту фактично означає успіх, а несхвалення – провал усього проєкту. Саме спонсор ініціює розробку проєкту, а також відстоює його перед правлінням або акціонерами компанії. Ключові обов’язки спонсора полягають у оцінці вигоди та прибутковості проєкту для бізнесу, визначенні критеріїв успіху, обчисленні розміру фінансування разом з керівником проєкту та носіями предметних знань, визначенні ризик-апетитів та допомоги у пошуку підводних каменів для реалізації проєкту, підтримуванні постійної комунікації з проєктним менеджером, надання необхідної підтримки та уваги проєкту.

Спонсор проєкту – це старший брат та товариш менеджера проєктів. За словами Ніла Уіттена, автора книг про успішне проведення проєктів, перед спонсором проєкту постають такі завдання:

  • Оцінка стратегічної значущості проєкту. Спонсор проєкту підтримує та оберігає проєкт як цінний вклад ресурсів, який слугує стратегічним цілям організації.
  • Спонсор докладає зусиль для схвалення проєкту та подальшого його фінансування
  • Надає підтримку ключовим стейкхолдерам. Спонсор проєкту має підтримувати хороші робочі стосунки з головними стейкхолдерами (такими як, менеджер проєкту, клієнт та інші ключові учасники проєкту, як від внутрішніх так і від зовнішніх організацій та компаній)
  • Підтримка повноважень менеджера проєкту та команди. Спонсор повинен бути зацікавлений у використанні передового досвіду в управлінні та плануванні проєкту (прийняття рішень про обсяг, графік та витрати проєкту).
  • Спонсор проєкту має бути готовим вирішувати конфлікти, пов’язані з проєктом та його фінансуванням, а також - проблеми для усунення яких необхідно залучати інших топ-менеджерів.
  • Спонсор має постійно бути на зв’язку. Його варто розглядати як стейкхолдера, який завжди готовий вислухати та втрутитися, якщо знадобиться його допомога, а також надати пораду або настанову.
  • Спонсор проєкту приймає рішення щодо частоти та необхідності перегляду проєкта для належної оцінки його стану. Також варто приділяти увагу оцінці проєкту після його завершення для того, щоб виявити його сильні та слабкі сторони. Досвід минулих проєктів допоможе вдосконалити майбутні.
  • Мотивація та натхнення. Завдяки тісній співпраці з менеджером проєкту, спонсор може заохотити або винагородити членів команди за дострокове виконання проєкту, стимулювати підвищення ефективності їхньої роботи.

Залежно від стадії життєвого циклу проєкту перед спонсором можуть поставати різні завдання. На стадії планування спонсор переконується в тому, що стратегія реалізації проєкту реалістична та досяжна. На етапі реалізації проєкту спонсор повинен співпрацювати з проєктним менеджером, щоб оцінювати фактичний прогрес порівняно із запланованим та за необхідності дати вказівки щодо його поліпшення. На завершальній стадії підготовки кожного релізу спонсор оцінює готовий продукт та надає схвалення до його запуску.

Якщо ж у проєкта немає спонсора або слабкий спонсор, кожного разу при необхідності отримати підтримку з боку вищого керівництва, проєкт матиме певні труднощі. Так без спонсора, що має належний вплив, проєкт може страждати від конфлікта між топ-менеджерами, від недостатньої кількості інформації, несвоєчасного повідомлення керівнику проєкту рішень топ-менеджерів, які впливають на проєкт, а також затримок з вирішенням ресурсних конфліктів та інших проблем. Спонсор захищає проєкт від недоброзичливців, від неефективних управлінських рішень, від зниження пріоритету та від несправедливого перерозподілу ресурсів.

Спонсор разом з керівником проєкту сприяє успішному завершенню проєкту. Для плідної співпраці дуже важливо визначити та розмежувати ролі та обов’язки проєктного менеджера та спонсора. Якщо спонсор, менеджер та члени команди визнають цінність проєкту, то вірогідність його успішного завершення значно зростає.

 

СПИСОК ДЖЕРЕЛ:

Усі дописи