Втілення ваших ідей у життя
через управління проєктами

Угору

Як налагодити внутрішні зв’язки в команді проєкту

Як налагодити внутрішні зв’язки в команді проєкту

27 квітня 2021

У минулому столітті американський дизайнер Роберт Пропст розробив кубікл – оригінальну концепцію офісного простору. Спочатку ідея полягала в тому, щоб створити для кожного співробітника особисте, огороджене перегородками, робоче місце. Планувалося, що такий простір у вигляді чотирикутної коробки сприятиме підвищеній концентрації уваги. Така ідея має цілком позитивний економічний ефект, але, як і з будь-якими іншими інноваціями, все повинно мати золоту середину, і якщо її не дотримуватися – це матиме негативні наслідки. Мало хто тоді серйозно задумався про ризик того, як ці перегородки вплинуть на роз'єднання колективу: офісні співробітники перетворилися в умовних в'язнів, кожен працював у своїй нірці – ніхто нічого не бачить, ніхто нічого не чує.

Таку ситуацію, коли різні відділи або групи всередині організації дуже слабо спілкуються один з одним і мало співпереживають проблемам сусідніх підрозділів, незабаром почали називати «синдромом шахти» (англ. the silo effect). Типовий приклад – два відділи працюють над ідентичними завданнями, але жоден з них не знає, що робить інший. Чому ж тоді ці робочі групи не поспішають співпрацювати з іншими відділами заради спільної мети? Відповідь – організаційна роз'єднаність.

Ментальність розрізненості – це небажання ділитися інформацією і знаннями між співробітниками або між відділами компанії. Це відбувається через те, що організація не встановила такі системи або інструменти комунікації, щоб команди могли ефективно працювати разом, або це може відбуватися через суперечки та можливе суперництво за ресурси між командами. Якою б не була причина, саме менеджер команди повинен вміти визначати факт виникнення розрізненості, відстежуючи корпоративну культуру всередині своєї команди.

Ось кілька явних ознак роз'єднаності в команді:
  • Люди повторюють роботу один одного: після декількох тижнів роботи над новим проєктом один член команди помічає, що інша людина виконала таке ж завдання.
  • Члени команди не знають про те, які зміни відбуваються в проєкті, і виконують деякі завдання даремно: за два тижні до запуску релізу програмісти дізнаються про нові вимоги, частиною яких вже успішно займається інша команда того ж проєкту, і тепер для синхронізації зусиль доводиться корегувати план та працювати на вихідних.
  • Відсутність впорядкованості: після декількох днів пошуку необхідної документації та інформації член команди виявляє те, що йому було потрібно, весь цей час перебувало у сусіда за спиною, але з якоїсь причини ефективний обмін інформацією не відбувся. Інформація не передається вільно між співробітниками. Це може привести до того, що деякі групи людей будуть часто працювати з неточною або застарілою інформацією.
  • Боротьба за владу: членам різних груп складно вести командну гру і працювати на загальний результат, в команді присутня роз'єднаність поглядів навіть стосовно дуже несуттєвих питань і завдань проєкту.

Більшість керівників спостерігають за такою поведінкою своєї проєктної команди та ігнорують її неефективність, пов'язуючи це з відсутністю базової підготовки або нездатністю деяких співробітників взаємодіяти один з одним. Однак такий конфлікт може завдати серйозної шкоди для проєкту або організації в цілому. Що ж робити?

5 методів налагодження співпраці в команді:
  1. Створіть єдине бачення. Керівники проєктами можуть поступово усунути розрізненість в команді, звертаючи увагу на контекстуальні проблеми, які лежать в основі її організації. Це означає, що, з одного боку, всі члени команди повинні мислити й рухатися в єдиному напрямку мети проєкту, але і в матричних організаційних структурах керівники членів проєктних команд також повинні бути залучені в процес зниження роз'єднаності та формування бачення спільної мети проєкту.
  2. Робота для досягнення спільної мети. Для цього визначають тактичні цілі і завдання проєкту. Після виявлення «слона в кімнаті» важливо, щоб всі менеджери працювали спільно. Також необхідно, щоб співробітники розуміли, яка їхня роль у проєкті, і як вони здатні вплинути на досягнення цієї мети.
  3. Способи мотивації, як правило, відрізняються в різних командах. Мотивуючи членів команди, важливо не забувати про індивідуальні інтереси кожного співробітника, і вже з огляду на це визначати можливі варіанти стимулу: інвестиції у навчання та професійний розвиток, зворотний зв'язок, підтримка і т.д.
  4. Комунікація. Проводьте командні заходи, такі як навчальні семінари, виїзні заходи, онлайн-зустрічі для обміну досвідом та інформацією, які дозволять співробітникам краще дізнатися і поважати один одного. Не будемо забувати, що команди процвітають завдяки регулярному підкріпленню.
  5. Командна співпраця. Об'єднуйте різні відділи для роботи над одним проєктом. Згідно з даними HR.com, визначення відмінних навичок співробітників і робота з ними – це спосіб уникнути універсального, «одного для всіх» методу управління, адже до кожної людини потрібен окремий підхід. Виявивши сильні сторони співробітників, легше знайти області, в яких дві або більше людини можуть працювати разом, щоб пом'якшити недоліки один одного. Так керівник проєктами створить повноцінну робочу групу, яку легше згуртувати як команду. Досвід спільної роботи зміцнить зв'язки всередині колективу і допоможе створити відчуття, що всі учасники процесу разом створюють щось особливе.

  • МО метод оцінювання
  • КР кар'єрний ріст
  • МВ метод винагороди
  • НР навчання і розвиток

 

Відсутність залученості менеджерів в корпоративне життя співробітників неминуче веде до формування розрізнених структур. Організаційна розрізненість в проєкті виникає, в першу чергу, через відсутність чітко визначених цілей, а також через брак недостатнього інформування команди про ці цілі, що дозволяє окремим людям створювати свої власні правила і порядок ведення справ.

 

СПИСОК ДЖЕРЕЛ:

  1. How The “Silo Effect” Is Hurting Cross Team Collaboration
  2. Brent Gleeson “The Silo Mentality: How To Break Down The Barriers”
  3. The dangers of working in silos (and how to avoid them)

Усі дописи