Втілення ваших ідей у життя
через управління проєктами

Угору

Згадати все: як легко вивчити 49 процесів для сертифікаційних іспитів

Згадати все: як легко вивчити 49 процесів для сертифікаційних іспитів

18 березня 2021

Можливо, вам знайома ситуація, коли для підготовки до іспиту доводилося витрачати час, зусилля і нерви на запам’ятовування незліченної кількості інформації. У всіх, хто готується до іспитів на сертифікати PMP, CAPM, виникає питання: чи необхідно запам’ятовувати усі входи, виходи, методи і інструменти процесів?

Наша відповідь - і так, і ні. Вам потрібно знати і розуміти це, щоб успішно скласти іспит (це особливо важливо для підготовки до САРМ-сертифікації), але не обов’язково зубрити. Є більш ефективні способи роботи з процесами PMBOK Guide. У цій статті ми поділимося деякими лайфхаками і техніками, які наші тренера застосовують на курсах підготовки до сертифікацій для керівників проєктів.

У більшості людей перше враження від поверхневого перегляду PMBOK Guide зазвичай є принаймні скептичним. Це талмуд, який, як розповідає на заняттях студентам наш тренер Аліна Піддубна, має три важливих якості: "Перше - він важкий, тому їм можна користуватися для самооборони. Друге - це відмінне снодійне. І третє - це унікальне джерело практичної інформації про те, як проєктному менеджеру правильно вчинити і що застосувати для ефективного вирішення різних управлінських завдань".

Якщо ви готуєтеся до сертифікаційних іспитів на РМР або САРМ, без ретельного вивчення процесів не обійтися. Але не перетворюйте це в зубріння. Замість цього підійдіть до задачі більш системно, як і роблять ефективні проєктні менеджери.

Перше. Знайдіть патерни, загальні риси та закономірності за типами документів і частоті їх використання на вхід процесів. Наприклад, план управління кожною областю знань завжди буде на вхід у всіх процесах, що настають за процесом розробки такого плану (6.1. Планування управління розкладом - Ключовий вихід: План управління розкладом, який буде далі на вхід усіх інших процесів 6.2 - 6.6. І так по кожній галузі знань). Чому? Тому що ми все робимо на основі плану: детального або високорівневого, залежить вже від специфіки проєкту і його середовища. PMBOK Guide містить гарну пораду: перш ніж робити щось, визнач, ЯК ти будеш це робити. Погодьтеся, логічно? Розуміючи такий патерн, необхідність в запам’ятовуванні відпадає - у вашій голові формується більш системне розуміння зв’язку та логіки застосування процесів управління проєктом.

Друге. Знайдіть ключові виходи кожного процесу. Це документ і / або артефакт, який створюється саме в цьому процесі (в інших процесах він може тільки оновлюватися). Наприклад, журнал припущень - ключовий вихід процесу розробки статуту проєкту, поряд з самим статутом. Чому він там? Тому що ми починаємо проект з припущень і працюємо з ними протягом усього його життєвого циклу. Але оновлюватися журнал припущень може практично в будь-якому процесі, навіть якщо він формально не вказаний на виході. Тому що за допомогою проєктів ми створюємо майбутнє. За допомогою проєктного управління ми управляємо майбутнім. І не маючи емпіричного досвіду і фактів працювати можна тільки з припущеннями, які або підтверджуються з плином часу, або ні. І спостереження за припущеннями фіксуються в журналі припущень.

Третє. Знайдіть документи, які дуже пов’язані між собою, тому вони майже завжди разом будуть на вході процесів і будуть оновлюватися на виході. Наприклад, плани управління комунікаціями та залучення стейкхолдерів. Це як інь і янь, нерозлучні і дуже взаємозалежні. Подумайте, наскільки пов’язані між собою управління ресурсами і розкладом проекту? Управління вартістю і якістю? Скільки таких комбінацій ви зможете знайти самостійно?

Четверте. Знайдіть унікальні методи і інструменти, властиві тільки одній-двом областям знань. Запам’ятайте, а краще зрозумійте логічно, де і навіщо вони застосовуються. Це важливо для іспитів. І знайдіть загальні для всіх (або майже всіх) галузей знань інструменти. По ним не потрібно запам’ятовувати, де саме вони застосовуються. Наприклад, метод критичного шляху. Це метод для управління розкладом. Застосовується для складання розкладу і його контролю. PMBOK Guide дає відмінну пораду: якщо знаєш, які завдання знаходяться на критичному шляху, тобто не мають позитивного тимчасового резерву, використовуй це для визначення тривалості проєкту, і контролюй своєчасність виконання цих робіт, якщо хочеш, щоб проєкт був реалізований вчасно. Або вартість якості? У самій назві методу міститься інформація про області знань, де він застосовується: управління вартістю і якістю. А якщо пам’ятати про те, що ефективний РМ прагне заздалегідь попереджати проблеми, у т.ч. з бюджетом і якістю, можна логічно здогадатися (а не зубрити), що даний метод застосовується в процесах планування управління якістю та оцінки вартості. А ось експертна оцінка як метод зустрічається в 35 з 49 процесів. Чи треба запам’ятовувати, в яких саме? Думаємо, ви вже знаєте правильну відповідь.

П’яте. Знайдіть і запам’ятайте важливі багатоетапні логічні ланцюжки процесів. Їх не так багато в PMBOK Guide: взаємозв’язок процесів по результатам, що постачаються, даними з виконання робіт, звіти про якість і ще парочку. На наших курсах підготовки до сертифікацій ми детально розбираємо ці ланцюжки.

Шосте. Розумійте, чого точно запам’ятовувати не треба. Звертайте увагу на фразу "крім іншого" в переліку входів, виходів, методів та інструментів процесів. Це означає, що серед зазначених документів і методів можуть бути й інші. Це особливо актуально для розділів "оновлення плану управління проєктом", "оновлення документації" на виході процесів. Чи варто ретельно запам’ятовувати, який саме з документів повинен оновитися на виході процесу? Ні. Тому що він може оновитися, а може і залишитися без змін. Більш того, на виході процесів планування якоїсь однієї галузі знань може оновитися практично будь-який документ, тому що галузі знань управління проєктом пов’язані між собою за допомогою інтеграційних процесів. Краще розуміти логічно, чому ці документи можуть оновлюватися, тоді ви будете набагато краще орієнтуватися в пошуку вірної відповіді на питання РМР іспиту.

Сьоме. Пізнай себе. Як ви навчаєтеся, розумієте і запам’ятовуєте інформацію найкраще? На слух? Візуально? Складаючи логічні схеми, роблячи конспекти? Опрацьовуючи теорію через призму практичних вправ?

Доктор філософії Шон Канг, чиї дослідження зосереджені на когнітивній психології і пам’яті, прийшов до висновку, що люди запам’ятовують ті речі, які можна пов’язати з уже існуючою базою знань людини і, відповідно, їх легше інтегрувати в цю базу. Наприклад, вперше відкривши підручник з ядерної фізики ви, ймовірно, виявите, що вам нема з чим пов’язати цю інформацію. Це не означає, що людина не здатна вивчити і запам’ятати щось нове, просто для цього йому знадобляться певні техніки.

На наших курсах підготовки до САРМ і РМР сертифікацій ви зустрінете гармонійну комбінацію різних підходів, включаючи інструменти мнемоніки:

  • інфографіка процесів PMBOK для візуалів
  • голосовий супровід тренером кожного символу для формування асоціативних візуальних і аудіальних образів, фокус на унікальних методах і ключових виходах
  • логічне пояснення і практичні приклади того, чим кожен документ може бути корисний в процесі, чому він може оновлюватися
  • схематична візуалізація взаємозв’язку ланцюжка процесів
  • гейміфікація, гумор і додавання азарту в процес навчання.

 

Історично склалося, що людський розум краще запам’ятовує візуально-просторову інформацію - нашим предкам не треба було запам’ятовувати слова, імена або числа, але їм потрібно було пам’ятати, як дістатися додому після тижневої полювання на оленів. Тому у людини добре розвинулися здатності запам’ятовувати, де розташовані предмети і як вони виглядають. Зв’язавши уявні образи зі словесним або абстрактним матеріалом ми можемо запам’ятати практично всі.

Мнемоніка: 3 ефективних способи для запам’ятовування процесів PMBOK Guide

Спробуйте застосувати хоча б один із запропонованих далі способів запам’ятовування за допомогою мнемоніки, і ви приємно здивуєтеся своїм здібностям.

  1. «Палац пам’яті» - найпопулярніший метод для запам’ятовування, що заснований на візуальному мисленні. Це метафора відомого місця, яке легко візуалізувати - знайоме місце відіграє роль провідника для зберігання і запам’ятовування інформації. Наприклад, уявіть свій будинок або квартиру, розділіть його умовно на 10 секторів - розмістіть по ним інформацію про процеси кожної галузі знань (стеля - входи, підлога - виходи, стіни - методи і інструменти). Дайте кожному об’єкту "свій куточок". Коли знадобиться згадати, що і куди ви «поклали», зробіть уявну екскурсію по потрібному сектору.
  2. Музична мнемоніка-караоке. Виберіть 10 улюблених мелодій, бажано без слів. Присвятіть кожну мелодію окремій галузі знань. Включивши одну з мелодій, "проспівайте" входи, виходи, методи та інструменти кожного процесу з цієї галузі знань, читаючи їх в PMBOK Guide або в навчальних матеріалах наших сертифікаційних курсів. Спробуйте на наступний день послухати мелодію, не підглядаючи в навчальний матеріал. Ну як?
  3. Поділ на частини і угруповання допомагають запам’ятати великі обсяги інформації. Згрупуйте унікальні методи і інструменти по областям знань, тобто зв’яжіть їх з якимось загальним об’єктом, знайдіть патерни і закономірності. Тобто, застосуйте пункти 1-6 з цієї статті на практиці.

 

Ми сподіваємось, що ці поради допоможуть вам більш ефективно та впевнено підготуватись до сертифікаційних іспитів. Бажаємо вам комфортного та успішного отримання сертифікату!

 

ПЕРЕЛІК ДЖЕРЕЛ:

  1. Sarah DiGiulio (2018) How to improve your memory, according to neuroscience
  2. Nasos Papadopoulos How To Become a Memory Master with Mnemonics
  3. Melanie Pinola (2019) The Science of Memory: Top 10 Proven Techniques to Remember More and Learn Faster

Усі дописи