Втілення ваших ідей у життя
через управління проєктами

Угору

Програмісти з Марсу, менеджери з Венери

Програмісти з Марсу, менеджери з Венери

11 лютого 2021

12 лютого 2003 року в нашому людському світі з'явилося незвичайне свято — День позаземної цивілізації або День інопланетян. Вірите ви в НЛО або ні, інопланетним ми схильні називати все те, що нам чуже, незнайоме і незрозуміле. Ми навіть не завжди розуміємо, про що говорять наші колеги, озвучуючи свої думки щодо проєкту. Можливо, вони прямо зараз поруч і сидять з вами за сусіднім столом в офісі!

Напевно кожен менеджер хоч раз неправильно розумів своє завдання в проєкті. Він міг розробити ідеальну стратегію і вимоги, але іноді через відсутність необхідних комунікативних навичок він не в змозі правильно донести своє бачення до команди. Як підсумок — відсутність єдиного розуміння між командою і менеджерами, що так само веде до негативних результатів. Такі випадки не поодинокі й відбуваються досить часто. Далі ми розглянемо способи, які допоможуть вам наступного разу представити інформацію про проєкт так, щоб ваші колеги не дивилися на вас, як на прибульця з далекої галактики.

Малувато буде...

Прагнучи підкорити космос і роботизувати різноманітні робочі процеси, людство потроху втрачає свою головну навичку — вміння говорити. Digital-покоління хоч і освоїло комп'ютери, але на цьому їх спритність закінчується. Вони знають все про інформаційні технології й водночас вони практично не знають, як спілкуватися з людьми.

Кармін Галло в книзі Five Stars стверджує, що сьогодні найвищий попит саме на soft skills — комунікація, переконливість, емпатія, вміння слухати. На жаль, згаданих якостей замало у потенційних кандидатів на ринку праці. Це підтверджує дослідження, проведене LinkedIn. Співробітники компанії проаналізували профілі користувачів в 100 містах і порівняли їх з навичками, які вимагають роботодавці. Виявилося, що не вистачає 1,4 млн людей з навичками комунікації, щоб закрити поточні вакансії. Дефіцит людей з навичками програмування, для порівняння, склав 472 тис.

Мова — недосконалий інструмент спілкування

У відносинах — з друзями, родиною, колегами або партнерами — часто можна почути (а може, ви й самі так говорите): «Ви неправильно зрозуміли те, що я сказав», «Ви мене не чуєте» або «Чому ти не подивишся на це з моєї точки зору?».

Часто кажуть, що ми повинні поставити себе на місце іншої людини, щоб краще її зрозуміти. Але психологічні дослідження показують, що ця директива дещо далека від істини: коли ми представляємо внутрішнє життя інших, ми не обов'язково маємо реальне уявлення про свідомість інших людей.

Психолог Тал Ейяль в інтерв'ю для видання Quartz каже: «Ми припускаємо, що інша людина думає про речі так само як ми, хоча насправді це не так. Тому ми часто використовуємо наш погляд, щоб зрозуміти інших людей, але наша думка часто сильно відрізняється від думки іншої людини». Ця «егоцентрична упередженість» веде до неточних прогнозів про почуття і переваги інших людей. Коли ми уявляємо собі, що відчуває людина після звільнення, або як вона відреагує на нецензурний жарт або політичну позицію, ми насправді думаємо про те, як ми будемо себе почувати в її ситуації.

Існує ще одна теорія про нерозуміння сторонами одна одної і полягає вона в нашому життєвому досвіді. Навіть дуже чіткі й прості речення, якими обмінюються близькі друзі, члени сім'ї або колеги, часто можуть бути неправильно зрозумілі або витлумачені. В результаті слухач по-своєму сприймає значення або намір, ніж мовець насправді мав на увазі. Це тому, що кожна людина говорить на тлі своєї особистої історії, досвіду, вражень, переконань, цінностей і т.д. За нашими словами стоїмо ми самі — особистості, люди, які мають певний життєвий досвід. І в результаті, як би очевидно це не пролунало, інша людина (слухач), інтерпретує отриману інформацію, виходячи вже зі свого особистого досвіду.

Є тільки один спосіб по-справжньому зрозуміти іншу людину

Робота членів команди проєкту під час комунікації з замовником і менеджерами вимагає спрощення складних концепцій, щоб ті змогли зрозуміти й прийняти більш правильні рішення на основі цієї інформації. У більшості випадків ваш досвід для співрозмовника має нейтральну цінність. Не завжди виходить і менеджерам подати інформацію членам команди проєкту так, щоб вони надалі змогли правильно її врахувати й використовувати у своїй роботі. Для цього потрібна здатність уточнювати, аргументувати, впливати, пояснювати, а іноді й надихати колег звертати увагу і прагнути зрозуміти те, що ви намагаєтеся до них донести. Нижче пропонуємо розглянути кроки, які допоможуть подати інформацію так, щоб кожен учасник проєкту правильно розумів суть розмови.

  1. Постарайтеся зрозуміти свою аудиторію. І те інформаційне поле, в якому ваша аудиторія найчастіше перебуває. Часто технічні фахівці в спілкуванні з різними стейкхолдерами використовують терміни та концепції, незрозумілі людям без спеціальної освіти. Постарайтеся спростити термінологію. Наприклад, замовник проєкту з бізнес-підрозділу може не розуміти терміни типу «рефакторинг», «ДМЗ», «деплой», «легасі» і т.д.
  2. Класифікуйте і розділіть свою концепцію на блоки. Опишіть, як ваша думка або фраза вписується в певну категорію або як її можна розбити на частини, які легше описати. Заздалегідь будьте готові пояснити, що означає кожен термін, якщо ви збираєтеся його використовувати, і яке значення він має для результату і змісту роботи співрозмовника.
  3. Порівняйте. Наведіть приклади того, наскільки те, що ви намагаєтеся донести до аудиторії, схоже або відрізняється від інших концепцій/ідей, вже знайомих аудиторії. Наприклад, «рефакторинг» — це поліпшення якості коду і зниження вартості / тривалості впровадження нових функцій у продукті; «деплой» потрібен для організації поставки, релізу. Порівнюйте, використовуйте метафори, аналоги термінів з галузі вашої аудиторії.
  4. Наведіть приклад, щоб проілюструвати концепцію. Використовуйте покрокове пояснення того, як буде відбуватися процес або як концепція буде працювати на практиці. Намалюйте схему. Взагалі, при спілкуванні на тему, не дуже близьку для вашої аудиторії, візуальна складова комунікації дуже допомагає розумінню.
  5. Покажіть причини або наслідки. Опис того, як одна подія призводить до іншої і як концепції пов'язані між собою.
  6. Проілюструйте на прикладах. Аналогії та інші деталі допоможуть вашій аудиторії краще зрозуміти вашу концепцію.

Якщо у вашому проєкти спілкування та прийняття рішень ускладнено, і ви шукаєте дієві інструменти для вирішення цих проблем, запрошуємо вас на наш новий курс “Фасилітація для проєктних команд”, на якому учасники навчатимуться чути та працювати більш ефективно один з одним.

 

СПИСОК ДЖЕРЕЛ:

  1. Harvey J. (2017) The Best Way to Explain Complex Concepts – Part 1
  2. Livni E. (2018) There’s only one way to truly understand another person’s mind
  3. Mark D. White Ph.D. (2011) Why We Don't Hear Each Other
  4. Токарь Н. (2018) Страна глухих. Как умение общаться стало главным навыком в бизнесе

Усі дописи