Втілення ваших ідей у життя
через управління проєктами

Угору

Управління очікуваннями від проєкту: поради стейкхолдерам

Управління очікуваннями від проєкту: поради стейкхолдерам

22 січня 2021

Очікування — це когнітивна ілюзія, в якій ідеальна картинка не завжди відповідає реальності. Щоб результат виправдав очікування, важливо вміти правильно ними управляти. Причому ця робота повинна проводитися з обох сторін — як з боку керівника проєкту і членів команди, так і з боку замовника, спонсора й інших зацікавлених осіб.

Управління очікуваннями — це не просто повідомляти іншим людям, чого ви від них очікуєте. Це справа, яка вимагає вироблення загального розуміння між командою і всіма зацікавленими сторонами, куди ви прямуєте, як ви плануєте досягти цього і що ви будете робити для цього.

Загалом, управління очікуваннями багато в чому залежить від ваших комунікативних навичок. Це уміння означає, крім обговорення або доведення вашої ідеї до зацікавлених осіб, вислуховування, інтерпретацію, розуміння і виявлення підсвідомих або негласних вимог стейкхолдерів.

Активна взаємодія один з одним і визначення невстановлених вимог — це і є робота з очікуваннями. Участь в цьому процесі означає «ловити очікування», коли ви з ним стикаєтеся.

Існує два типи очікувань:

  • Заявлені очікування.
  • Неявні очікування.

Заявлені очікування — це чітко записані заяви про бізнес-вимоги різних стейкхолдерів проєкту. Управління такими очікуваннями в основному фокусується на інтерпретації й розумінні інформації між вами й іншими людьми (Wu, Buyya, 2015). Всі ми різні, тому у кожної людини оригінальний погляд на речі. Ці погляди не завжди збігаються з поглядами інших людей. Тому часто виникає неправильне тлумачення інтересів.

Неявні очікування — це ті невстановлені вимоги, переконання або подання, які існують в розумах різних зацікавлених сторін проєкту. Ви думаєте, що вони дадуть вам певні рішення за замовчуванням, але інша сторона думає або бачить це інакше. Багато хто з нас впевнений, що наші вимоги очевидні й повинні виконуватися за замовчуванням (Wu, Buyya, 2015).

Самі очікування — це лише припущення про те, що може бути в майбутньому. Блейк Бассетт у своїй статті «Expectation Management: A Manager's Guide»наводить деякі практичні рекомендації, які допоможуть уникнути розриву шаблону «очікування-реальність» (Bassett, 2020). Розглянемо їх нижче.

1. Поділіться своїми очікуваннями. Найпростіший спосіб переконатися, що люди знають, чого від них чекають, — це сказати їм про це. Ви можете опублікувати очікування, які ви маєте щодо проєкту, команди, проєктного менеджера, в місці, де їх будуть бачити. Ваші очікування в ідеалі повинні скласти відповідне керівництво з конкретними прикладами.

І пам'ятайте, недостатньо просто опублікувати рекомендації щодо того, чого ви очікуєте від виконавця. Вам також необхідно вказати, що він у відповідь може очікувати від вас. Як ви можете сказати людям, чого ви від них очікуєте, якщо ви не говорите їм, що вони можуть очікувати натомість?

2. Вкажіть шлях. Наступний крок — сформулювати чітке бачення того, в якому напрямку ви очікуєте, що команда і керівник проєкту будуть діяти. Бачення — це вказівка, яка допоможе команді подолати двозначність, діяти й знаходити компроміси під час відсутності прямого керівництва.

3. Проговорюйте з людьми не тільки «що» треба зробити, але і «як». Важливо озвучувати це під час постановки цілей, щоб встановити взаємне розуміння того, чого треба досягти, і «як».

4. Домагайтеся взаєморозуміння. Якщо ви зовнішній замовник проєкту — це, мабуть, найважливіші та найскладніші очікування, з якими команді належить впоратися. В першу чергу варто переконатися, що всі правильно розуміють ролі й обов'язки проєктної команди, спонсора, керівника проєкту, замовника. Це допоможе уникнути постановки завдань, що виходять за рамки компетенції.

Чітко озвучені очікування далі оформляються в спрощеному технічному завданні (SoW) (Bassett, 2020). У цьому SoW повинні бути описані проблеми, які планується вирішити в проєкті, цілі, бачення успіху, як ви збираєтеся вимірювати успіх і кроки, які планується зробити для досягнення цілей. Всі ключові зацікавлені сторони повинні погодитися з SoW до початку роботи над проєктом.

5. Зворотний зв'язок і внесення коригувань. Останній крок у процесі управління очікуваннями — зміцнити ваші очікування і внести корективи, щоб проєктна команда не збивалася зі шляху. Для цього використовуйте щотижневі збори або щоденні неформальні комунікації з членами команди. Це конкретний і дієвим метод зворотного зв'язку. Присвячуйте ці зустрічі обговоренню успіху членів команди, нагадуйте про свої очікування, озвучуйте свою думку.

На закінчення зазначимо, що управляти очікуваннями непросто для будь-якого керівника проєкту і члена команди. Сьогоднішнє середовище гіперспівробітництва робить управління очікуваннями ще більш важливим, тому що, крім замовника, команді потрібно враховувати вимоги безлічі інших стейкхолдерів.

Гарна новина полягає в тому, що ви можете допомогти їм і зробити попереджувальні кроки для ефективного управління очікуваннями, досягнувши взаємного розуміння того, «що» і «як», і погодивши плани дій в усіх напрямках проєкту.

 

Якщо вас зацікавила тема управління очікуваннями проєктів, рекомендуємо ознайомитись з нашими програмами навчання управлінню проєктами.

 

СПИСОК ДЖЕРЕЛ:

  1. Bassett B. (2020) Expectation Management: A Manager's Guide
  2. Caesar Wu, Rajkumar Buyya (2015) Cloud Data Centers and Cost Modeling.- / Chapter 2 Business Needs. /2.9 Managing Expectations
  3. Worthington A. Manage Expectations So They Do not Manage You

Усі дописи