Втілення ваших ідей у життя
через управління проєктами

Угору

Всесвітня інформаційна повінь або Як осідлати хвилю завдань і не проґавити найважливіше

Всесвітня інформаційна повінь або Як осідлати хвилю завдань і не проґавити найважливіше

20 січня 2021

Наприкінці минулого року я вирішила навести порядок в документах на роботі та вдома. Перед новим роком багато хто це робить, щоб розгребти завали й позбутися зайвого. Це допомагає організувати думки, отримати психологічний комфорт і створити відчуття простору, вільного для нових проєктів, ідей і можливостей.

Розгрібаючи старі завали, ми часто знаходимо ідеї, статті, посилання і книги, які колись обов'язково потрібно було реалізувати, прочитати, спробувати... Стає прикро, коли на очі потрапляє справжній скарб, про який ми забули, тому що спрямували увагу на щось нове. Чи настільки цінним було те нове в порівнянні з тим, що ми внаходимо у своїх інформаційних звалищах?

Скільки ж в наших робочих та приватних беклогах ідей і проєктів, які зачекалися свого зоряного часу!

Я змахнула пил з найяскравіших ідей і завдань, включила їх в плани на 2021 рік. І зіткнулася з новою проблемою: планів було так багато, а часу в добі так мало... Я була в ступорі й перший тиждень січня практично нічого не могла робити. З чого почати? Чому саме приділити час, коли на тебе знизу під проводом почуття провини тисне черга найцікавіших, але відкладених проєктів, а зверху ллється потік нових завдань, інформації та справ, які чомусь часто здаються більш важливими, ніж старі проєкти.

Мені в голову прийшла метафора про всесвітній потоп з інформації та ідей, які атакують людину звідусіль. Я вважаю, що це зараз стосується практично кожного.

Що ж робити, щоб не потрапити в всесвітню інформаційну повінь через хронічну прокрастинацію, що супроводжується коктейлем з почуттів провини та жадібності?

Моя відповідь: з вдячністю користуватися здатністю мозку забувати та обирати інформацію. Але усвідомлено керувати цією здатністю. За допомогою наступних правил мені вдалося створити систему планування тижня і дня так, щоб вийти зі ступору і почати рухати свої проєкти вперед. Наскільки ефективна ця система в довгостроковій перспективі – покаже час і результати проєктів. Але я думаю, що головну роль в цьому зіграють самодисципліна та адаптивність.

Власне, самі правила:

  1. Об'єднати потоки: визнати, що в будь-якому випадку, потік з інформації і завдань доведеться поставити в чергу. Неможливо всім займатися одночасно. Але цей потік важливо об'єднати з раніше накопиченими справами, тобто створити одну чергу.

  2. Розподілити справи за категоріями: на проєкти. Не на теми, а саме на проєкти: з описом причини (НАВІЩО), цілей та очікуванних результатів (ЩО). Якщо ви вже знаєте свої проєкти, то легко зможете сортувати їх. Якщо ж проєкти поки незрозумілі, і ви раніше про це не замислювалися, проаналізуйте теми, за якими стільки років або місяців збирали ідеї, книжки й посилання, і знайдіть відповідь на питання: які проєкти в моєму житті чекають, коли я нарешті зверну на них свою увагу і почну приділяти час? Визначившись, проведіть категоризацію. Все, що не пов'язане з проєктами, – в топку.

Позбавтеся від звички зберігати посилання в Pocket або в браузер без категоризації, створюючи або нарощуючи чергове інформаційне звалище. Якщо ви думаєте, що завтра, ну або максимум післязавтра, у вас знайдеться час прочитати це, але цей момент так і не настає, ласкаво просимо в клуб «на потім». Якщо під ці інформаційні ресурси у вас немає особистого або робочого проєкту, ці статті та книжки навряд чи будуть прочитані. Змиріться з цим.

  1. Розставити пріоритети: відмовтеся від методів LIFO (last-in-first-out) або FIFO (first-in-first-out) в розподілі свого робочого часу й уваги на проєкти. Все нове – не обов'язково найважливіше. Все старе – теж. Тут самодисципліна особливо важлива. З даним методом довгоочікувані проєкти ніколи не реалізуються. Використовуйте комбінацію MoSCOW методу і відносних пріоритетів (наскільки цей проєкт важливіший, ніж інший). Є й інші методи, їх безліч. Знайдіть свої, для особистих і робочих проєктів.

  2. Запланувати проєкти, якими будете займатися в найближчий квартал. Відмінно працює декомпозиція в формі беклога завдань різного розміру, з пріоритетами між ними. Вивчення інформаційних ресурсів підв'язуйте під теми проєктів і відповідних завдань. Навряд чи у вас вийде запланувати виконання своїх проєктів строго послідовно. Звичайно ж, все залежить від розміру кожного проєкту. Якщо у вас один робочий проєкт – ок. Але я не вірю, що у вас немає особистих проєктів. Постарайтеся балансувати так, щоб у вашому тижні, а краще – в кожному дні, були місце і час не тільки на робочі проєкти, а й на творчість, навчання, підтримку здоров'я і відносин.

  3. Занести в особистий календар виконання конкретних завдань за своїми пріоритетними проєктами на найближчий тиждень-два. Це добре працює для будь-яких проєктів, зокрема і для тих, де ви – і цар, і слуга, тобто один. Так ви зрозумієте, скільки реально зробити за тиждень-два, і не будете ризикувати потрапити в ступор через надлишок завдань. А там, де особливо важливо витримати дедлайн, зможете відкоригувати пріоритети.

  4. Адаптувати: регулярно (раз у 2-4 тижні) переглядати свій список проєктів, оцінювати прогрес, коригувати пріоритети та планувати наступні тижні й місяці.

Я ніколи не зможу повністю позбутися мультизадачності, зважаючи на широкий спектр інтересів і прагнення багато встигнути за своє життя. Тому мій особистий і робочий календар завжди наповнені дуже різними завданнями. Але ця проста система дає мені надію не захлинутися в потоці та не шкодувати про минуле. Я більше не відчуваю, що мене стискає з двох сторін потоками старих і нових справ – варто трохи піднятися над хвилями й проаналізувати, чого ти насправді хочеш, і з'являється бачення, а за ним – енергія просувати свої проєкти вперед.

Спробуйте і ви! Буду рада відгуками, які можна розмістити на нашій Facebook-сторінці під постом з цією статтею.

А якщо вас зацікавила тема планування проєктів для роботи та особистих питань, раджу вивчити програми наших найближчих курсів з управління проєктами:

Автор: Аліна Піддубна

Теги: comic, efficiency, wellbeing

Усі дописи