Технології Управління Спайдер Україна

Improving performance
people and projects
 

Угору

Бюджетування проєктів. Роздуми у двох частинах

Бюджетування проєктів. Роздуми у двох частинах

24 червня 2015

Частина 2. Бюджет проєкту – підводні камені. А слона ми й не помітили!

У частині 1 «Резерви бюджету» йшлося про те, як «застрахувати» себе від непередбачених обставин, які можуть вилитися в додаткові витрати в проєкті.

У цій частині поговорімо про ті витрати, які часто залишаються за рамками планування вартостей операцій проєкту.

Чи були у вас особисті довгострокові проєкти, наприклад, будівництво будинку, ремонт квартири, придбання чого-небудь в кредит?

Ось тут ми і починаємо щось підозрювати. Плануючи витрати на такі власні проєкти, ми завжди ловимо себе на думці:

  • чи вистачить нам «кубушки» на цю справу, або доведеться брати кредит;
  • якщо кредит, то на яких умовах і скільки у кінцевому підсумку насправді коштуватиме наше, наприклад, «будівництво століття»;
  • чи не зміниться курс валют і як така можливість зміни вплине на вартість нашого особистого проєкту;
  • скільки разів і куди нам необхідно з'їздити з питань, пов'язаних з проєктом, і якими будуть витрати на такі поїздки (проїзд, проживання тощо) – в світі бізнесу іменовані «відрядження» і т.ін.

Так само ми повинні замислитися над цими питаннями в наших бізнес-проєктах.

Але і це ще не все.

Вартість якості – чи врахували ми витрати на:

  • теоретичне і практичне навчання команди проєкту;
  • інспекції та тестування внутрішніх і зовнішніх результатів постачання проєкту;
  • аудити якості;
  • персонал забезпечення якості;
  • списання, доопрацювання, ремонти, заміна частин обладнання;
  • усунення дефектів;
  • юридичні проблеми, викликані недотриманням вимог до якості?

Команда та учасники проєкту – чи пам'ятаємо ми:

  • про мотивацію;
  • про оплату експертних оцінок з найрізноманітніших питань;
  • вартість комунікації – наприклад, специфічне обладнання.

Також командоутворюючі заходи (найцікавіша їх частина) можуть зажадати деякої суми грошей, як і представницькі витрати менеджера проєкту або інших членів команди управління проєктом.

А для спілкування з Замовниками і Спонсором може знадобитися, наприклад, друк гарних матеріалів. Хто мав справу з друкарнями – розуміє, про що я говорю.

Навіть таке, здавалося б, просте питання проведення тендерів у рамках проєкту іноді виявляється далеко не безкоштовним заходом.

А чи пам'ятаємо ми про вартість управління проєктом? Наприклад, може знадобитися:

  • додаткове навчання команди проєкту методології управління проєктами;
  • залучення аналітика внутрішнього проєктного офісу;
  • залучення зовнішнього консультанта з управління проєктами;
  • придбання і впровадження програмного забезпечення по управлінню проєктами.

Наведений список далеко не повний (як це зазвичай і пишеться в РМВOК).

Зрозуміло, що для таких речей, як зміни в проєкті, які можуть спричинити збільшення вартості операцій, або несподівані дедлайни у нас є управлінський резерв або резерв під ризики. Але ж ці резерви не безмежні!

Досвідчений менеджер проєкту на цьому місці посміхнеться: так, написати можна все, але хто ж це затвердить? Тут і самі резерви з боєм отримуєш!

І знову відповім: аргументуйте! Нормальний Спонсор завжди прислухається до ваших аргументів. Адже ваше спільне завдання – успішно реалізувати проєкт. У Спонсора є цілий арсенал способів запобігти спробам менеджера проєкту штучно роздувати бюджет проєкту. Наприклад, якщо ви продаєте проєкт для зовнішнього Замовника, це може бути оплата бонуса менеджеру проєкту у вигляді відсотка від прибутку проєкту. Що ж робити, «якщо невдача спіткала зненацька» – в процесі реалізації проєкту ви зрозуміли, що узгодженого бюджету може і не вистачити? Думаю, відповідь вам відома. Прогнози! А де ми зможемо заощадити в розумних межах, без обмеження змісту і якості, в майбутніх операціях проєкту? Загалом таке питання менеджер проєкту повинен задавати собі постійно протягом всього проєкту. Але якщо відповідь – ніде, тоді треба звертатися до Спонсора. І не потрібно зволікати до останнього.

Чим раніше ви повідомите Спонсора про можливе перевищення бюджету (не забудьте, до речі, показати йому прогнози вартості та ваш аналіз можливого заощадження – бо, якщо він буде готовий до того, як ви підете до Спонсора, ваша розмова буде менш болісною). Дива, можливо, десь трапляються, але в проєктах я їх не зустрічала. І час вашого очікування дива в проєкті (наприклад, прилетить раптом чарівник на блакитному гелікоптері й безкоштовно заллє бетон у фундамент) може обійтися ще дорожче.

На цій оптимістичній ноті дозвольте побажати всім менеджерам проєкту завжди вкладатися в узгоджений бюджет!

Любов Самойлова

Усі новини