Publications

Login RUS Search

Improving performance
people and projects

Up

Возглавить и победить: полезные советы по управлению проектами

Возглавить и победить: полезные советы по управлению проектами

June 20, 2013

Сегодня, в эпоху постоянных перемен, когда рост и гибкость бизнеса являются приоритетными задачами, важно обеспечить условия для непрерывного потока успешных проектов. Ситуация с использованием методологии управления проектами в Украине в последние годы свидетельствует о том, что большинство компаний воспринимают ее как практический и эффективный инструмент реализации стратегического развития бизнеса и как дополнительное конкурентное преимущество, средство повышения успешности проектов.

Управление проектами – это уникальный механизм реализации бизнес-целей компании. Как и в любой технологии, в проджект-менеджементе есть свои секреты, знание которых обеспечивает успешность проекта и возможность избежать подводных камней (см. рис. 1, 2).

Эксперты проджект-менеджмента виделяют 10 ключевых советов , которые помогут руководителю проекта быть эффективным.

1. Помните: управление проектами – это прежде всего управление людьми.

Успех проекта напрямую зависит от личного стиля лидерства руководителя, системы мотивации и плана коммуникаций. Находите новые подходы, совершенствуйте свои знания психологии, будьте в курсе, что происходит в жизни участников проекта.

2. Определите и приводите к балансу зачастую противоречивые требования и ожидания заинтересованных сторон проекта.

Согласовать требования и ожидания заинтересованных сторон проекта (лиц или организаций, которые активно принимают участие в проекте или интересы которых могут быть затронуты , как положительно, так отрицательно, в ходе реализации проекта) задача не из легких. Но она выполнима. Составьте детальный список заинтересованных сторон. Проанализируйте их роли, ожидания и требования. Когда вы получите список, проранжируйте его по важности и опишите меры, которые необходимо предпринять для согласования требований и ожиданий. Помните, что управление интересами стейкхолдеров – это залог успешного проекта.

3. Формируйте единое понятийное поле всех участников проекта.

Общайтесь на языке, понятном для всех участников. Очень часто в реализацию проекта вовлечены кроссфункциональные команды, поэтому использование предметной терминологии заметно усложняет процесс коммуникации, а иногда приводит к необратимым последствиям. Четкая и понятная постановка задач – это основа их выполнения.

4. Определяйте и формализуйте цели и результаты проекта.

Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого, заранее определенного плана, минимизация рисков и эффективное управление изменениями. Очень важно при планировании проекта придерживаться формализации, а говоря иными словами - бюрократии. Здесь не имеется в виду развитие крючкотворства. Речь идет о минимуме документов, в которых оформлены и закреплены цели, результаты и процессы проекта. Письменная документация должна сопровождать проект от его инициации до завершения. Именно здесь бюрократия может стать незаменимой. Потому что в условиях выполнения нескольких процессов с ограниченным временным ресурсом и необходимостью выполнять текущие обязанности часто теряется информация, необходимая для выполнения проекта. Письменная документация позволяет составить картину текущего положения проекта для принятия дальнейших решений.

5. Контролируйте актуальность целей и результатов проекта в процессе его выполнения.

Процесс разбивки проекта на последовательные и логические этапы прежде всего необходим для того чтобы понимать, правильно ли развивается проект, достаточно ли промежуточных результатов для достижения его цели. И главное, это позволяет ответить на вопросы – на какой жизненной стадии находится проект и остается ли он актуальным? Возможно, цели проекта уже утратили свою актуальность и он не нужен заказчику.

6. Постоянно информируйте всех участников проекта об ограничениях и изменениях в проекте.

Планируйте внутрипроектные коммуникации. Ведь проект (даже самый простой) предполагает большое количество коммуникаций между участниками и схема коммуникаций даст вам четкую картину, с кем, когда и что вы должны обсудить. В результате планирования внутрипроектной коммуникации вы должны получить ответы на следующие вопросы:

  • Что именно нужно доводить до сведения?
  • Кто должен получать эту информацию?
  • Когда нужна эта информация?
  • Кто в команде отвечает передачу ясной и четкой информации?
  • Какой формат необходим для передачи информации?
  • Какую информацию необходимо передавать лично?
  • С какой частотой нужно информировать каждую группу?
  • Как будет оцениваться эффективность коммуникации?

7. При постановке задачи любого уровня оговаривайте с исполнителем точки и формы контроля выполнения.

Личная коммуникация, наверное – единственный инструмент качественного выполнения проекта. Умение четко донести свои требования и ожидания определяют качество работ и успех проекта в целом. Для эффективной коммуникации используйте стратегические сообщения.

8. Расставляйте приоритеты.

Для выполнения работ в параллельном режиме навыки распределения приоритетов просто незаменимы. Ведь от принятие решения, что приоритетней, часто зависит результат и стоимость всего проекта. Например, определить, что для Вас более приоритетно — закончить проект в срок или потратить меньше денег?

9. Умейте разрешать конфликты.

Работа в коллективе всегда связана с большим количеством коммуникации разного качества, разными ожиданиями участников проекта, и поэтому возникновение конфликтов неизбежно. Да, руководитель проекта не должен быть конфликтологом. Он обязан! Ведь от внутренней атмосферы в команде зависит выполнение проекта и его качество. И порой от разрешения того или иного конфликта зависит реализация всего проекта.

10. Не останавливайтесь на достигнутом, постоянно развивайтесь.

Всегда есть, куда расти! Совершенствуйтесь в своей предметной области, развивайте личные качества лидера, изучайте системы мотивации, углубляйте свои знания в управлении проектами. Работая с собой и своими целями, не бойтесь спросить у себя, чего вы хотите и зачем – тогда вы будете успешны. В таком случае ваши глаза всегда будут гореть. Меняешь, достигаешь целей – становишься счастливым. Это жизнь по супер-Маслоу!

И в завершение статьи хотелось бы добавить несколько важных нюансов:

  • Не планируйте вперед, начинайте с конца. Двигайтесь из будущего «назад» шаг за шагом, отвечая на вопрос «Что должно быть сделано, чтобы достичь этого?»
  • Управляйте связями, а не заданиями. Помните, что в проектах задания передаются от одного ресурса к другому. Планируйте, что на входе должно быть получено следующим участником.
  • Обеспечьте выполнение минимальных требований.
  • Применяйте модель обязательств по принципу набегающей волны – управление, ориентированное на важные контрольные события интервалом 1-2 месяца.
  • Создайте правила – правила коммуникации в проекте, правила принятия решений, правила проведения совещаний, порядок обсуждения проблем, правила разрешения конфликтов.

Источник: hrd.com.ua


Рис. 1


Рис. 2

All news