2 июля 2013

За последние годы в нашей стране понимание «полезности» использования принципов проектного подхода кардинально изменилось. Сегодня системы управления проектами (СУП) внедряются в строительном бизнесе, инвестиционных компаниях, банковской сфере, производственных и агро - промышленных комплексах. Но большинство внедрений не оправдывают первоначальных ожиданий. В чем же причина? Хочу привести наше видение возможных причин неудач при внедрении СУП. В этой статье предоставлю правила внедрения, которые будут способствовать успешному запуску и применению принципов проектного подхода.

Чего ожидают от ПО

Если в компании реализуются проекты, обыкновенно руководству приходит осознание, что ими должен кто-то управлять… Первая мысль, которая возникает – внедрить программное обеспечение (ПО) по управлению проектами. Чего обычно ожидают от использования ПО? Что после его установки проекты будут исполняться в срок, в рамках бюджета … и с должным качеством. Решение принято. Приобретаем ПО, обучаем сотрудников работе в нем, а проекты как срывались по срокам, так и срываются…. В чем же проблема и что руководитель сделал не так?

Три главных условия использования ПО

Действительно ли использование ПО способствует успешной реализации проектов? Наш ответ – да. Однако существует три составляющих использования ПО, без функционирования которых не следует тратить деньги.

ИНСТРУМЕНТАРИЙ

Вот они:

1. Команда.
2. Правила.
3. Инструмент.

Эти три составляющие успеха дают ответы на вопросы: ЧЕМ управляем? КТО и КАК управляет? С помощью чего управляем?

«Команда» — это организационная структура управления проектами, распределенные роли (кто и за что отвечает), это профессионалы, которые понимают, чем и как они управляют.

«Правила» — это понимание, что является проектом, каковы его границы и жизненный цикл. Это договоренности и формализация того, как участники будут управлять проектом в рамках инициации, планирования и контроля его исполнения. Какие показатели, кому и как часто необходимы для принятия решений.

«Инструмент» — с помощью чего мы сможем исполнить наши «правила». Под управлением мы понимаем

своевременное принятие адекватных решений на основании актуальной и достоверной информации. Использование инструментов позволяет нам в любой момент времени обладать такой информацией.

Взаимосвязь условий

Мы должны понимать, что все эти условия взаимозависимы. Правила могут внедряться одновременно с ПО.Но они должны работать и жестко исполняться. Лишь при выполнении вышеперечисленных условий использование ПО по управлению проектами способствует их успешной реализации.

Что такое успех в реализации проекта

Под успешной реализацией мы пониманием, прежде всего, достижение целей проекта. Для инвестора – это возврат инвестиций и обеспечение доходности; для заказчика – достижение бизнес-целей; для подрядчика – выполнение контракта/ов и обеспечение прибыльности. Всегда действует схема (см. рисунок выше). Как же в таком случае инструмент способствует достижению данных целей?

Spider Project – инструментальная основа

Мы представим лишь некоторые возможности программного продукта Spider Project на двух стадиях управления проектами.

Инициация проекта. Использование Spider Project на прединвестиционной стадии проекта позволяет:

• сформировать график производства / укрупненный сводный график проекта (с учетом анализа рисков проекта);
• рассчитать себестоимость проекта;
• смоделировать доходную часть проекта;
• проанализировать основные финансово-экономические показатели (ЧДД, ВНД и т. д.) и сроки окупаемости проекта;
• сформировать приемлемый график финансирования;
• установить приемлемые директивные сроки исполнения проекта.

Реализация проекта. В рамках инвестиционной стадии использование Spider Project предоставляет возможность:

• сформировать план работ по проекту с учетом ограниченности ресурсов, графики использования ресурсов, закупок и поставок оборудования и материалов (при необходимости);
• в соответствии с установленными правилами автоматизировать систему контроля и анализа исполнения проекта, получения план-фактных отчетов по объемам, срокам освоения бюджета проекта;
• в любой момент времени формировать аналитические отчеты по срокам окупаемости и финансово-экономическим показателям, анализировать проект по принципу «что если», управлять рисками проекта;
• предоставлять новые прогнозные значения основных параметров проекта для принятия решений по управлению проектами.

Spider Project может быть использован как инструмент для создания нормативной корпоративной базыс целью эффективного планирования и последующего контроля исполнения проектов. Разумное использование ПО предоставляет широкие возможности управленцам для своевременного принятия решений.

Залог успеха

Итак, резюме: чтобы проекты были успешными, необходимо знать и понимать, как функционируют три кита успешной системы управления проектами.

1. Чем мы управляем – Жизненный цикл проекта, границы проекта.
2. Кто и как управляет – Оргстуктура, контракты, регламенты, план коммуникаций.
3. Посредством чего управляем – Инструмент (Spider Project).

Сергей Бирюк,
консультант по управлению проектами
компании «Spider Management Technologies Ukraine»,
специально для журнала «ИТМ - Информационные Технологии Менеджмента»