Условия и программный инструментарий для управления проектами

2 июля 2013
За последние годы в нашей стране понимание «полезности» использования принципов проектного подхода кардинально изменилось. Сегодня системы управления проектами (СУП) внедряются в строительном бизнесе, инвестиционных компаниях, банковской сфере, производственных и агро - промышленных комплексах. Но большинство внедрений не оправдывают первоначальных ожиданий. В чем же причина? Хочу привести наше видение возможных причин неудач при внедрении СУП. В этой статье предоставлю правила внедрения, которые будут способствовать успешному запуску и применению принципов проектного подхода.
Чего ожидают от ПО
Если в компании реализуются проекты, обыкновенно руководству приходит осознание, что ими должен кто-то управлять… Первая мысль, которая возникает – внедрить программное обеспечение (ПО) по управлению проектами. Чего обычно ожидают от использования ПО? Что после его установки проекты будут исполняться в срок, в рамках бюджета … и с должным качеством. Решение принято. Приобретаем ПО, обучаем сотрудников работе в нем, а проекты как срывались по срокам, так и срываются…. В чем же проблема и что руководитель сделал не так?
Три главных условия использования ПО
Действительно ли использование ПО способствует успешной реализации проектов? Наш ответ – да. Однако существует три составляющих использования ПО, без функционирования которых не следует тратить деньги.
ИНСТРУМЕНТАРИЙ
Вот они:
- Команда.
- Правила.
- Инструмент.
Эти три составляющие успеха дают ответы на вопросы: ЧЕМ управляем? КТО и КАК управляет? С помощью чего управляем?
«Команда» — это организационная структура управления проектами, распределенные роли (кто и за что отвечает), это профессионалы, которые понимают, чем и как они управляют.
«Правила» — это понимание, что является проектом, каковы его границы и жизненный цикл. Это договоренности и формализация того, как участники будут управлять проектом в рамках инициации, планирования и контроля его исполнения. Какие показатели, кому и как часто необходимы для принятия решений.
«Инструмент» — с помощью чего мы сможем исполнить наши «правила». Под управлением мы понимаем
своевременное принятие адекватных решений на основании актуальной и достоверной информации. Использование инструментов позволяет нам в любой момент времени обладать такой информацией.
Взаимосвязь условий
Мы должны понимать, что все эти условия взаимозависимы. Правила могут внедряться одновременно с ПО.Но они должны работать и жестко исполняться. Лишь при выполнении вышеперечисленных условий использование ПО по управлению проектами способствует их успешной реализации.
Что такое успех в реализации проекта
Под успешной реализацией мы пониманием, прежде всего, достижение целей проекта. Для инвестора – это возврат инвестиций и обеспечение доходности; для заказчика – достижение бизнес-целей; для подрядчика – выполнение контракта/ов и обеспечение прибыльности. Всегда действует схема (см. рисунок выше). Как же в таком случае инструмент способствует достижению данных целей?
Spider Project – инструментальная основа
Мы представим лишь некоторые возможности программного продукта Spider Project на двух стадиях управления проектами.
Инициация проекта. Использование Spider Project на прединвестиционной стадии проекта позволяет:
- сформировать график производства / укрупненный сводный график проекта (с учетом анализа рисков проекта);
- рассчитать себестоимость проекта;
- смоделировать доходную часть проекта;
- проанализировать основные финансово-экономические показатели (ЧДД, ВНД и т. д.) и сроки окупаемости проекта;
- сформировать приемлемый график финансирования;
- установить приемлемые директивные сроки исполнения проекта.
Реализация проекта. В рамках инвестиционной стадии использование Spider Project предоставляет возможность:
- сформировать план работ по проекту с учетом ограниченности ресурсов, графики использования ресурсов, закупок и поставок оборудования и материалов (при необходимости);
- в соответствии с установленными правилами автоматизировать систему контроля и анализа исполнения проекта, получения план-фактных отчетов по объемам, срокам освоения бюджета проекта;
- в любой момент времени формировать аналитические отчеты по срокам окупаемости и финансово-экономическим показателям, анализировать проект по принципу «что если», управлять рисками проекта;
- предоставлять новые прогнозные значения основных параметров проекта для принятия решений по управлению проектами.
Spider Project может быть использован как инструмент для создания нормативной корпоративной базыс целью эффективного планирования и последующего контроля исполнения проектов. Разумное использование ПО предоставляет широкие возможности управленцам для своевременного принятия решений.
Залог успеха
Итак, резюме: чтобы проекты были успешными, необходимо знать и понимать, как функционируют три кита успешной системы управления проектами.
- Чем мы управляем – Жизненный цикл проекта, границы проекта.
- Кто и как управляет – Оргстуктура, контракты, регламенты, план коммуникаций.
- Посредством чего управляем – Инструмент (Spider Project).
Сергей Бирюк,
консультант по управлению проектами
компании «Spider Management Technologies Ukraine»,
специально для журнала «ИТМ - Информационные Технологии Менеджмента»
Просмотров: 5641