Статьи

Войти ENG Поиск

Improving performance
people and projects

Вверх

Искусство управления проектами

Искусство управления проектами

31 марта 2011

Как часто мы сталкиваемся с тем, что достаточно ясная цель вдруг отодвигается во времени, начинает требовать больше денег и усилий? К сожалению, начиная любую деятельность, мы вынуждены идти на определенный риск, в связи с недостатком информации или финансирования. Особенно это касается строительных проектов, при разработке которых практически невозможно просчитать точное количество ресурсов.

Как эффективно спланировать строительный проект, рассчитать его полную стоимость и проконтролировать этапы его выполнения, узнавал журналист портала Training.com.ua.

Консалтинговая компания «Технологии Управления Спайдер Украина» провела практикум «Spider Project — инструмент управления строительными проектами». Вела семинар Шестакова Елена, консультант по управлению проектами, Преподаватель MBA Project Management.

Елена принимала участие в качестве консультанта по управлению проектами в крупных компаниях, таких как: XXI Век, Донбасская Инвестиционно-Строительная Компания, Енакиевский металлургический завод и прочих. На семинаре она поделилась своим богатым опытом в управлении проектами и представила инструмент Spider Project, который позволяет просчитать риски и сроки строительных проектов, а также контролировать их выполнение.

«Скелет» строительного проекта

Строительство — это на сто процентов проектная деятельность и в этой отрасли эффективное управление особенно важно. В первую очередь, мы должны рассмотреть проект с точки зрения трех основных групп участников: заказчиков (инвесторов), генподрядчиков и подрядчиков. Важно эффективно согласовать их желания и возможности.

«Самое главное — эффективно согласовать желания и возможности»

Управление проектами — это область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели, учитывающие баланс между объемом работ, ресурсами, временем, качеством и рисками. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого, заранее определенного плана, минимизация рисков и эффективное управление изменениями.

Любой строительный проект состоит из следующих слагаемых:

  1. Идеи (Что будем строить);
  2. Деньги (Сколько готовы потратить);
  3. Сроки (когда должен быть готов проект);
  4. Материалы (график их поступлений);
  5. Люди.

«Наиболее важными элементами являются деньги и сроки, — убеждена Елена Шестакова. — Далее идут материалы и люди. То есть, сначала нужно определить, что является для Вас более приоритетным — закончить строительство в срок или потратить меньше денег? Далее — как обстоят дела с людским ресурсом и с материалами. Если приоритетом являются, например, сроки, то материалы, которые нужно заказывать за неделю (учитывая доставку, таможню и прочее), Вы обязаны заказать именно за неделю (а лучше за две), чтобы объект не простаивал».

Основные ошибки проектной деятельности

Важно вовремя заметить, что управление проектом вышло из накатанной колеи. Ведь можно применять все правила управления проектами, видеть на бумаге одну картину, а в реальности иметь совершенно другую.

«Так, например, поступает наше правительство — на бумаге имеем почти построенный стадион, а в действительности там только котлован и вырыт. Если вырыт, конечно», — шутит г-жа Шестакова. И получается, что мы совершаем типичные ошибки, не зависящие ни от координации, ни от инструментария.

В первую очередь, ошибки связаны с определением основной цели бизнес-проекта. Часто управляющий, работая над тем или иным проектом, не задумывается, зачем он это делает, какую проблему решает. Люди думают, что знают назначение своего проекта, но на самом деле это не так.

Игры в бизнес
Елена Шестакова, консультант по управлению проектами, Преподаватель MBA Project Management

Например, многие проектные менеджеры, отвечая на вопрос о цели проекта, говорят: «Наша задача — построить завод». Но, по сути, они не называют реальной цели, зачем им этот завод. А если Вы не понимаете назначения проекта, то автоматически принимаете неверные решения.

Не секрет, что 50% успеха — это правильно поставленная цель. Определите, что на самом деле Вам нужно от вашего завода: эффективная работа, созданные рабочие места или что-то еще. Правильно поставленные цели снимают 40% неточностей и нареканий при сдаче.

В других случаях, инициаторы проекта знают четкую формулировку цели проекта, но не разъясняют ее детально тем, кто над ним работает. Поэтому в процессе работы команда может незаметно для самой себя отклониться от намеченной цели. Особенно ярко это видно при согласовании работы между тремя «китами» строительства — инвестором, подрядчиком и генподрядчиком.

Еще одна распространенная ошибка — недостаточное понимание процесса оценки проекта. Многие путают оценку и формирование бюджета. В отличие от бюджетирования, оценка учитывает множество косвенных факторов, которые влияют на проект. И здесь важно учитывать все — погоду, политику, рынок труда и прочие слагаемые. «Многие субъективные факторы влияют на проект и, следовательно, на его бюджет. Учесть все — единственный способ избежать провала», — считает г-жа Шестакова.

Поэтому, если формировать бюджет без проведения предварительной оценки, то, скорее всего, он будет занижен и в рамках такого объема финансирования выполнить проект будет невозможно. А это, в свою очередь, станет причиной других проблем: вы не сможете выделить достаточно ресурсов на проект, людям придется работать сверхурочно, поплывут сроки.

В итоге — компания начнет искать пути сокращения расходов на выполнение проекта. Скорее всего, это будет происходить за счет изменения качества, естественно, в худшую сторону.

«Если Вы не понимаете назначения проекта, то автоматически принимаете неверные решения»

А это уже третья ошибка управления проектом. Многие менеджеры стремятся в первую очередь не выйти за рамки бюджета и соблюсти сроки, но закрывают глаза на качество. Такие здания после приносят массу проблем — при сдаче в эксплуатацию и после, не говоря уже о «подмоченной» репутации фирмы-подрядчика.

«Иногда некоторым менеджерам везет, и, несмотря на заниженный бюджет и несогласованность в работе проектной команды, им удается закончить проект вовремя и получить нужный результат. Но мало кто понимает, что это всего лишь везение», — предостерегает Елена.

Как избежать проблем?

В проектной деятельности, как и в природе, все имеет определенную симметрию. «Перед началом просчетов, внимательно проанализируйте Ваш проект. Его можно разбить на некоторое количество одинаковых кусочков — комнат, отсеков, или, хотя бы, просто стен. Просчитайте один такой кусок, и Вы сэкономите себе время», — объясняет Елена.

Чтобы не допускать просчетов в управлении, спикер советует соблюдать несколько простых правил:

  1. График при планировании проекта должен предусматривать реальные ресурсы времени для проработки необходимых деталей, иначе провал неизбежен;
  2. Необходимо учесть риски, чтобы мелочи не тормозили процесс выполнения работы;
  3. Работа с подрядчиками должна быть продумана, оговорена и тщательно проконтролирована — только в таком случае она способна ускорить выполнение проекта;
  4. Если нарушенный график откладывается и создается новый, то тогда работа над проектом превращается в постоянную работу над ошибками;
  5. Перед началом работы должны быть проведены все согласования и договоренности, иначе потом на это будет уходить время, намеченное на основную работу.

 

Игры в бизнес
Чтобы контролировать проект на всех стадиях, приучите сотрудников отсылать Вам
еженедельно отчет по состоянию дел

И еще два момента, на которые консультант советует обратить внимание:

  • следите, чтобы документация не залеживалась в офисе, а быстро была передана на места — когда нужные указания «сверху» вовремя не поступают исполнителям, это очень тормозит работу.
  • следите за своевременной обратной связью, чтобы информация «снизу» о закончившихся гвоздях и арматуре не заставила весь объект простаивать.

Общие правила управления

В заключение — несколько слов о том, как организовать управление проектом, особенно если он уже вышел из-под контроля.

1. Попробуйте разобрать свои проекты, определить их стадию готовности (заморожен, простаивает, строится);

2. Разработайте корпоративный стандарт управления проектами, основываясь на лучшей мировой практике. Стандарт — это набор процедур и правил управления проектами в организации. Возможно, в вашей организации есть несколько таких документов. Обязательно согласовывайте стандарт с заинтересованными лицами.

«Следите, чтобы документация была быстро передана исполнителям — когда указания «сверху» не поступают вовремя, это очень тормозит работу»

3. Определите место руководителя проекта. Кем он у вас будет — действительно ответственным лицом с широкими полномочиями или же просто координатором? Нужно ли приглашать специалиста «со стороны» или это может делать один из Ваших сотрудников.

4. Чтоб контролировать проект на всех стадиях, обязательно приучите своих сотрудников отсылать Вам еженедельно отчеты о состоянии дел на данный момент — в зависимости от этих данных будете контролировать сроки исполнения и количество затрачиваемых ресурсов.

Вот здесь самое сложное, ведь проектная деятельность — дело высокой точности, а заставить нас, славян, руководствоваться точностью и пунктуальностью очень непросто. Впрочем, сейчас существуют достаточно эффективные системы управления проектами, как, например, Spider Project. Подобные инструменты позволяют просчитывать риски и затраты до запуска проекта, а так же контролировать все стадии работы.

МНЕНИЯ УЧАСТНИКОВ ТРЕНИНГА

Елена Кришевская,
руководитель проекта

«Сегодня нельзя сказать, что я услышала много нового — большинством я руководствуюсь уже давно, часть информации просто обновила в памяти. Однако и сегодня были некоторые моменты, которые я не знала. Вообще, управление проектами — крайне сложная деятельность, требующая ума, выдержки, навыков коммуникации, лидерства.

В связи с возникновением всевозможных программ, управлять проектами становится все проще, и руководить проектом может практически любой прораб. Хорошо, что отладка механизма взаимодействия людей между собой и людей с программой пока еще требует знаний и умений, а значит — квалифицированного руководителя».


Сергей Чермошенцев,
технический специалист

«Практикум мне понравился, ведь строительство до сих пор идет у нас практически «бабушкиными» методами — только «свободные художники» стараются развиваться, использовать новые технологии, чтоб облегчить жизнь себе и сделать работу более качественной. Надеюсь, таких мероприятий по управлению проектами станет больше».

Автор: Олеся Брызгалова Источник: портал Тренинги в Украине
Фотограф: Галина Асеева

Статья опубликована на сайте www.training.com.ua
Постоянный адрес статьи:
http://www.training.com.ua/live/news/iskusstvo_upravlenija_proektami

Все новости