Статьи

Войти ENG Поиск

Improving performance
people and projects

Вверх

Лавры финансиста

Лавры финансиста

16 мая 2008

Тендером сегодня уже не только никого не испугаешь, но и вряд ли удивишь – и само понятие и весь процесс уже достаточно прижились в украинском бизнесе. Поэтому намного чаще уже возникают вопросы не «что?», а «как?» - как правильно составить тендерное предложение, как вести себя с потенциальным заказчиком, как, в конце концов, выиграть тендер? С опытом приходит понимание все новых аспектов участия компании в тендерах и, естественно, возникает желание управлять процессом наиболее эффективным образом. Попробуем посмотреть на весь процесс борьбы за тендер, как на проект. Почему именно так? Да потому что любой тендер – это проект, в котором есть уникальный результат (получение заказа от компании-клиента), есть ограничения по времени и по другим ресурсам (бюджет и люди). А раз любой тендер - проект, то для достижения успеха в нем можно применять методики управления проектами. Попробуем поэтапно разобрать проект «Тендер», посмотреть на роль финансистов (финансовой службы) в нем и сформулировать несколько практических рекомендаций.

Кто стучится в дверь ко мне, с толстой сумкой на ремне?

Самуил Маршак

В дверь компании постучался не ленинградский почтальон, а тендерное предложение, которое скорее принесла почта электронная, чем почтальон «в синей форменной фуражке». Предложение получено – что с ним делать? Кто-то сразу начнет развивать кипучую деятельность, соблазнившись возможной прибылью, которую потенциально можно заработать в случае выигрыша, а кто-то поступит совсем не так. Скорее всего, именно финансист выступит в роли «охладителя буйных голов», задав один простой вопрос: «А стоит ли овчинка выделки?». Казалось бы не время сейчас рассуждать о затратах, нужно действовать! Но, увы, в этом уравнении есть как минимум одна неизвестная – величина расходов для получения результатов. А неизвестность это всегда риск, на который не пойдет ни один грамотный финансист без предварительных расчетов.

Какие сложности появляются у финансиста даже при приблизительном расчете затрат и прибыли? Во-первых, тендер строится на своего рода торгах – кто предложил меньшую цену, тот и в дамках. Отсюда возникает целый ряд вопросов: «Сколько готова заплатить компания-заказчик? Какую цену за свои услуги назначат компании-конкуренты (да и кто они)? Какую предельную сумму мы можем потратить на участие в конкретном тендере, с учетом рисков?» В поиске ответов на эти вопросы финансовая служба будет играть ключевую роль.

На этом этапе проекта «Тендер» пока еще нет необходимости (да и возможности) выдать абсолютные точнее цифры – речь идее скорее об укрупненном подсчете. Но, тем не менее, несколько ключевых точек финслужбе придется таки обозначить. В первую очередь это сумма, которую компания может безболезненно потратить на работу с тендером (выраженная не только в деньгах, но и во временных и людских затратах). Далее следует ориентировочный размер затрат всех ресурсов (с учетом недополученной прибыли от других проектов). После сравнения двух этих величин можно сделать вывод о целесообразности участия в конкретном тендере – для этого можно, составив карту рисков, выяснить взаимозависимость затрат на участие в тендере и возможности выиграть его – отсюда последует и вероятность выигрыша.

Естественно, что провести эти расчеты за очень короткий срок сможет компания, в которой уже налажено бюджетирование, существуют нормирование труда, внутренние расценки оплат, методики расчета стоимости проектов, опыт управления проектами и т.д. – то есть победа в тендерах куется задолго до получения тендерного предложения.

В качестве лирического отступления можно привести западный пример – речь идет о практике вступительных взносов за участие в тендере. С одной стороны можно негодовать: «Как же это так – а если мы не выиграем, зачем же мы платили?» С другой стороны этот вступительный взнос ничто иное, как проверка серьезности компании-подрядчика и ее готовности к рискам и ответственности, отсев недобросовестных конкурентов. По большому счету, этот вступительный взнос – уже просчитанная компанией-заказчиком стоимость рисков, что облегчает компании-подрядчику процесс принятия решения об участии/неучастии в тендере.

Также стоит добавить, что при принятии решения об участии/неучастии в том или ином тендере деньги (вернее сиюминутность прибыли) - не всегда решающий фактор. Понятно, что мы хотим заработать (это бизнес), но ведь проиграть сражение - не значит проиграть всю войну.  Если тендер выигран, проект завершен, все прошло на высоком уровне, и заказчик доволен, то велика вероятность того, что заказчик и в дальнейшем будет обращаться за Вашими услугами уже без всяких там тендеров. Это тоже фактор риска, его тоже стоит учитывать, но ведь именно риск (вернее его разумное принятие) и позволяет бизнесу получать прибыль. Кстати, бывают ведь и ситуации, когда заказчик изначально проводит тендер «для вида», и его результаты давно известны (про госзакупки и говорить не стоит), а значит, принимать в нем участие - только портить себе репутацию и тратить время. Ну и не забывать о конкурентах, если Вы игрок рынка, то наверняка представляете что твориться у них в сфере управления проектами, и как дела обстоят с работой финансовой службы.

Зри в корень!

Козьма Прутков

Итак, финансовая служба сказала свое веское слово, которое гласит: «Тендеру быть!». Теперь стоит задуматься о том, как его выиграть, все также минимизировав возможные риски. Для этого продолжаем сбор информации, который уже начали (процесс этот на самом деле непрекращающийся). Стоит ответить на несколько, казалось бы (как всегда!), простых вопросов: «Какую проблему хочет решить заказчик, объявляя тендер?», «Каковы возможные действия конкурентов и как их оботи?».

Дело в том, что проблема, которая существует у заказчика, и те методы ее решения, к которым он пытается обратиться посредством тендера, зачастую не имеют друг к другу никакого отношения. Например. Представьте себе компанию, где напрочь отсутствует система мотивация – такие еще встречаются в Украине, в основном в региональном бизнесе, где у населения есть сложности с поиском работы. Люди не мотивируются к работе, а держатся в страхе перед потерей рабочего места – отсюда текучесть кадров и производительность труда соответствующего уровня. Но заказчик при этом свято уверен, что раз «они нигде больше такую зарплату не увидят», то проблемы, например, заключаются в отсутствии корпоративного духа и ценностей. В результате классическая ситуация – слепые учат глухих.  А что будет, если Вы выиграете тендер, блестяще сделаете все, что хотел заказчик, а результат будет стремиться к нулю? Что скажет заказчик о Вашей компании? Поэтому в проблемах заказчика нужно разобраться, собрать для этого информацию, проанализировать и понять, в чем заключается его проблема. Это понимание и описание возможных путей решения необходимо включить в тендерное предложение, и очень важная роль финансиста здесь – грамотное обоснование стоимости предложения.

То есть, заказчик, которого Вам придется сначала заинтересовать Вашим предложением, а потом убедить в том, что именно оно поможет справиться с проблемой должен видеть, куда идут деньги – за что он платит конкретную сумму. На этом этапе стоимость Ваших услуг для заказчика может возрасти в разы – и именно от четкого финансового обоснования зависит очень многое.

Кстати, помимо заказчика ведь есть еще и конкуренты – ведь они тоже не сидят сложа руки. «Недооценка противника – первый шаг к провалу», - как говаривал Штирлиц, а из него получился бы первоклассный финансист. Как можно отстроиться от конкурентов?

Ваше предложение должно включать в себя дополнительную ценность. Даже если оно и полностью отвечает условиям тендера, то это еще не значит, что Вы его выиграете, даже при условии более низкой цены. Более того, мы уже убедились, что его можно выиграть и при условии более высокой цены – ведь заказчику нужно не Ваше предложение, а решение его проблем. Поэтому, если Вы внимательно разберетесь в проблемах заказчика, то сможете дополнить свое предложение так, что он не сможет от него отказаться. На моей практике такие «бонусы» к основному предложению делала финансовая служба, которая, проанализировав внутреннюю структуру компании-заказчика (помните о сборе информации), находила не только решение конкретной проблемы, но и возможность сэкономить на том или ином устоявшемся процессе. Ведь в каждой компании есть вещи, которые само собой разумеются, но мало кто знает, для чего они действительно нужны – так уж сложилось.

Не поторгуешься – не продашь!

Восточная мудрость

 Надеюсь, Вы еще помните, что мы участвуем в тендере, то есть следует задаться еще одним вопросом «В каких рамках мы можем двигать цену своего предложения (ведь это все-таки торги)?». Предположим, конкуренты тоже раскусили проблемы заказчика и сумели сделать действительно качественное предложение. Заказчик колеблется и решающим фактором, как это часто бывает, становится цена. Поэтому одной из основных задач финансовой службы на данном этапе тендера является точный расчет, который дает в руки переговорщиков возможность торговаться. И если на самом первом этапе еще можно было считать укрупнено, то сейчас уже собрано достаточно информации, чтобы приблизить расчеты к реалистичным. Ведь, как известно, дополнительное участие ресурсов компании, всегда повышает себестоимость. Но во парадокс – участие финслужбы (которая тоже ресурс) иногда себестоимость понижает, особенно когда она можем очертить точные рамки - насколько компания может при неизменной себестоимости уменьшать цену. Иными словами, где эта критическая точка, за которую переговорщикам не стоит заходить даже сейчас, когда проделано так много работы? Этого не может знать никто, кроме финансовой службы, работающей как часовой механизм.

Итак, все проведено успешно – тендер выигран, пришла пора непосредственно работы, когда финансисты будут решать свои повседневные задачи. Но от своей повседневности они отнюдь не теряют своей остроты и важности для общего дела всей компании. И вряд ли, несмотря на громадную взятую на себя ответственность, наша финансовая служба получит заслуженные лавры – такова уж специфика работы. Но уж свой хлеб и не только получит точно, что, согласитесь, немаловажно в наше время.

Все новости