Новости

Войти ENG Поиск

Improving performance
people and projects

Вверх

Все секреты и инструменты планирования проекта в новом формате - практикум-технология

Все секреты и инструменты планирования проекта в новом формате - практикум-технология

5 июня 2013

Настоящий менеджер проекта должен правильно планировать каждый этап и подэтап проекта, ведь от этого зависит больше 50% успеха. Вовремя спланировав все, РМ сможет адекватно оценить проект и понять стоит ли тратить на него ресурсы. Он предвидит и минимизирует риски, вовремя сможет скорректировать курс и действия всей команды.

Компания «Технологии Управления Спайдер Украина» разработали новый формат обучающих мероприятий – практикум-технология. Это вид практикумов, где слушатели получают конкретную пошаговую инструкцию того, что нужно делать на каждом этапе планирования и выполнения проекта. В результате практикума-технологии участник получит необходимые знания, отработает навыки на практике, создаст свою идеальную технологию успешной реализации проекта.

Тема первого практикума-технологии: «Планирование проекта: пошаговая инструкция для РМ» (17-18 июня). Этот практикум представит пошаговую инструкцию детальной проработки всех этапов планирования проекта. В данной статье мы представляем основные темы, которые будут раскрыты за 2 дня занятий.

Тщательное планирование проекта является, без преувеличения, залогом будущего успеха проекта, так как позволяет менеджеру проекта предвидеть будущие ошибки и риски при реализации проекта, минимизировать их количество и последствия еще до начала исполнения проекта.

Китайский полководец Сунь-Цзы (V век до н. э.), не проигравший ни одной битвы, в трактате «Искусство войны» писал:

«- Планирование полезно тем, что оно заставляет вас прислушиваться к другим. Оно сделает вас сильнее.
- Планирование – реальная сила. Оно дает вам преимущества и позволяет соизмерять свои силы.
- Обдумывая свои действия, вы должны учиться. Вы должны исследовать ситуацию. Вы сможете понять, что приведет вас к победе и что – к поражению.
- Некоторые военачальники производят такой анализ. Если вы будете опираться на них, вы одержите победу.
Цените их.
- Некоторые военачальники считают такой анализ излишним. Если вы будете опираться на них, вы потерпите поражение.
Избавьтесь от них.»

За более чем 25 столетий эти слова не утратили своей ценности, ведь сейчас военные действия все так же актуальна. Нет, мы не будем рассказывать, как завоевывать новые рынки, расширять территорию влияния и повышать прибыль с оружием в руках. Мы расскажем, как выигрывать на проектах.

«Избавьтесь от них!» - это о тех менеджерах проекта, которые пренебрегают планированием.

Вся жизнь в проекте – это планирование и перепланирование, начиная с этапа инициации и до завершения проекта.

Завершив любой из этапов, получив некий промежуточный результат, да и просто получив регулярную отчетность по исполнению проекта, мы задаем себе вопросы:

  • а что записано у нас в плане?
  • каковы шансы уложиться в утвержденные расписание и бюджет?
  • нужны ли нам дополнительные ресурсы?

Эти и многие другие вопросы побуждают нас не просто механически выполнять первоначальное задание, пренебрегая побочными факторами, а анализировать, уточнять, изменять планы проекта, чтобы достичь утвержденных целей наилучшим образом.

Важность процессов планирования в проекте подтверждена также лучшими мировыми РМ-практиками. Свидетельством этого является библия проектного менеджера (РМBoK РМІ 5-я редакция), где24 из 47 процессов – это процессы планирования, охватывающие 10 областей знаний управления проектами.

Планирование – это итеративный процесс, повторяющийся неоднократно в течение всего жизненного цикла проекта. Но на каждом из основных этапов проекта (инициация, планирование, исполнение) цели планирования будут разными.

Этап инициации проекта.

На этапе инициации цель планирования – проанализировать идею, найти и изучить альтернативные варианты достижения желаемого результата, принять решение о старте (или отклонении) проекта на основании общего плана реализации, содержания, расписания и бюджета проекта.

Отдельной темой на этом этапе является подэтап прединициации. Он позволяет быстро, без существенных затрат времени и денег предварительно оценить идею и ответить на вопрос – «Интересна ли нам эта идея и стоит ли начинать ее тщательную проработку?».

После утвердительного ответа входим собственно в этап инициации, завершающийся решением о старте проекта и выпуском «Устава проекта» либо другого документа, официально авторизующего проект в компании;

Этап планирования проекта.

На этапе планирования основная цель – тщательно (насколько это возможно) спланировать все аспекты проекта, разработать подробное содержание, расписание и бюджет, учесть риски, проверить и уточнить минимально допустимые результаты, определить критерии качества, рассчитать необходимые ресурсы и т.д.

Главная задача менеджера проекта на этом этапе – обеспечить целостность и непротиворечивость всех планов проекта. И, конечно же, учесть все риски и сформировать необходимые резервы на непредвиденные обстоятельства.

Немаловажную роль играет реестр рисков как центральный документ этого процесса. «Реестр рисков? Зачем? Мы и так все знаем» - фраза, которую, к сожалению, часто доводится слышать от многих начинающих менеджеров проекта. Реестр рисков позволяет нам предвидеть, измерить, минимизировать, а иногда и обойти потенциальные угрозы. Также это поможет сформировать резервы по срокам и стоимости на основании конкретных данных (а не «высмотрев» объем резерва на потолке).

Этап исполнения проекта.

На этапе исполнения целью планирования является уточнение и изменение планов с учетом текущего состояния проекта.

Главные инструменты на этом этапе – отчетность и совещания. Менеджер проекта обязан владеть ситуацией в проекте и своевременно выполнять предупреждающие или корректирующие действия. Состояние проекта ни в коем случае не должен быть тщательно охраняемой тайной, чтоб РМ мог вовремя среагировать на любые проблемы.

Таким образом, планирование проекта на каждом из этапов вполне укладывается в конкретную последовательность шагов (действий).

После курса вам останется только:

  • знать эти шаги и их последовательность,
  • выбрать для конкретного проекта те, и только те действия, которые необходимы и достаточны для этого проекта,
  • проявить силу воли и настойчивость в применении выбранных процессов и действий.

После этого практикума-технологии вы сможете смело взяться за самый сложный проект, идентифицировать необходимые ресурсы, предвидеть все подводные камни и получить максимально возможные результаты.

Все новости