Новости

Войти ENG Поиск

Improving performance
people and projects

Вверх

Коммуникация между участниками проекта - залог успеха

Коммуникация между участниками проекта - залог успеха

20 декабря 2007

Внутрикорпоративная PR-кампания

Когда говорят о PR-кампании проекта, как правило, имеют в виду рекламу, общение со СМИ, публичные презентации, забывая о необходимости создания положительного впечатления о проекте среди сотрудников компании, тогда как это один из залогов успеха проекта. Представленный в выгодном свете очередной крупный коммерческий проект компании создает у сотрудников ощущение причастности к совершающемуся на их глазах и их же усилиями обеспеченному технологическому или бизнес-прорыву. Гордость за свое дело - немаловажный фактор, влияющий на работоспособность и общий настрой сотрудников.

Особенно это касается внутренних проектов. Различные презентации для сотрудников, размещение информации на корпоративном сайте, постоянно обновляемая информация об инициации, ходе и завершении проекта - все это готовит сотрудников к обновлениям внутри компании, смягчает или вовсе ликвидирует недовольство и сопротивление изменениям, которые несет в себе проект.

В одной из телекоммуникационных компаний возникла идея внедрения проекта системы управления клиентскими заказами. Для повышения вероятности успеха данного проекта и его популярности среди сотрудников руководитель проекта предпринял ряд простых, но, как оказалось, чрезвычайно действенных шагов.

Информация о ходе проекта и возможностях, которые он был призван открыть перед компанией, была помещена на внутрикорпоративном сайте. Кроме того, на сайте появились фотографии, на которых был запечатлен момент подписания технического задания заместителем генерального директора.

Все это позволило сотрудникам компании, во-первых, своевременно ознакомиться с необходимой информацией, во-вторых, осознать важность происходящих в компании изменений, и, наконец, с воодушевлением подойти к работе в новых условиях.

Техники эффективных коммуникаций

Различным техникам эффективных коммуникаций обучают в курсе общего менеджмента. Профессиональный менеджер наверняка знаком с ними. Коммуникации в проекте отвечают всем традиционным правилам, однако имеют и свою специфику.

В проектной деятельности, столь ограниченной по времени, очень важным является понимание участниками своих задач и зон ответственности, четкое и своевременное выполнение своих обязанностей.

Любое недопонимание немедленно отражается на качестве, сроках исполнения и стоимости проекта.

Именно поэтому одной из приоритетных задач является четкая постановка задачи и определение требований к результату работ. Причем для наилучшего результата стоит дождаться реакции собеседника, чтобы окончательно уяснить все моменты и, если нужно, произвести необходимую корректировку задания.

Переводчик

Во время различных фаз проекта руководителю проекта приходится уделять больше внимания какой-либо одной из заинтересованных сторон: на этапе подписания контракта с заказчиком - продавцу, на этапе разработки продукта - разработчику и т. д. Для того чтобы коммуникации на разных этапах были действительно эффективными, следует помнить о целях, которыми руководствуется каждая сторона, и общаться на адекватном языке. Для продавца это язык выгоды в бизнесе заказчика проекта, для разработчика продукта - это язык характеристик продукта.

Объединяющей основой должны быть эффективные коммуникации именно руководителя проекта - как с продавцом, так и с разработчиком. Для успеха проекта необходимо, чтобы руководитель проекта постоянно помнил о цели проекта (то есть выгоде заказчика) и был способен в то же время общаться с разработчиком на языке специалиста (то есть достаточно хорошо разбирался в характеристиках продукта).

Таким образом, руководитель проекта выступает в качестве посредника или даже, если угодно, переводчика, работа которого способствует пониманию в команде проекта и помогает проекту двигаться без задержек. Специфика этой работы состоит в том, что руководитель проекта должен обладать разносторонними знаниями и навыками, чтобы коммуникации в проекте были действительно эффективны. Именно поэтому роль руководителя проектов требует особой подготовки и опыта, умения быть «своим» как внутри команды исполнителей, так и наверху - на уровне заказчика, руководства и других заинтересованных сторон.

Содержание плана управления коммуникациями

Как документ план управления коммуникациями является составной частью плана управления проектом или включается в него в виде вспомогательного плана и обычно содержит:

• требования к коммуникациям со стороны участников проекта;
• сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации;
• имя сотрудника, ответственного за передачу информации;
• имя сотрудника или группы - получателей данной информации;
• методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и/или пресс-релизы);
• частоту коммуникации (например, еженедельно);
• процедуры согласования документов;
• схему эскалации проблем;
• метод обновления плана управления коммуникациями по мере развития проекта;
• глоссарий общепринятой терминологии.

В план управления коммуникациями могут также включаться принципы проведения совещаний по текущему состоянию проекта, собраний команды проекта, электронных совещаний и рассылкам электронной почты.

Время настроить коммуникации в проекте!

Все новости